Существует старый термин "Завершенная работа персонала", который мы теперь будем использовать, чтобы уменьшить количество искусственно создаваемой работы (ИСР) и увеличить скорость действия.
Термин "Завершенная работа персонала" означает подборку информации о любой данной ситуации, план или срочно представленные мне исчерпывающие основания для решения, требующие от меня только "Утверждаю" или "Не утверждаю".
Вот что замедляет утверждение и само действие и разворачивает процесс делопроизводства: кто-нибудь посылает мне скудный фрагмент информации и требует решения. Поскольку требуется больше информации, чем представлено, мне приходится надевать шляпу того человека и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и линии связи. Затем я должен изыскать решение и сочинить приказ о действии, которое следует предпринять. Это замедляет любые действия, заставляет использовать мои линии связи, и так загруженные, для сбора информации и вносит в дело окраску чрезвычайной ситуации. Моя корзина "отложено" переполняется, и возникает путаница. Это называется "Незавершенная работа персонала".
Она не завершена, потому, что мне приходится ее заканчивать:
Если вы злы на своего начальника, то всегда можете погубить его посредством "Незавершенной работы персонала". Вы представляете ему фрагмент вызывающей тревогу информации, не давая полной картины. Это заставляет его проделать всю работу по сбору информации. Вы не даете ему никакого рекомендуемого решения. Это заставляет его изобретать решение, анализируя данные на расстоянии; такие решения часто неправильны, поскольку принимаются в отсутствие полноты данных.
Затем вы заставляете его выпускать деспотические и энергичные приказы, которые могут нарушить взаимопонимание с некоторой областью деятельности и подмочить его репутацию. Вот как можно расправиться даже с начальником. И даже если нет умысла повредить ему, представление "Незавершенной работы персонала" начальнику сильно вредит ему, заставляя запрашивать информацию, получать послания по и без того перегруженным линиям связи, строить догадки о ситуации, изобретать решения, которые могут оказаться нереальными, ставя его в положение деспотичного тирана.
Теперь, рассмотрев отрицательный вариант, давайте рассмотрим положительный.
"Завершенная работа персонала" - это подборка информации, которая:
Если требуется моя подпись на документах или письмах, входящих в качестве составных частей в рекомендуемую акцию, они должны быть включены в подборку готовыми к подписи, место подписи нужно пометить карандашом, а в рекомендациях следует указать, что требуются подписи.
В послании из Канады говорится: "Местная Центральная Организация много тратит".
Смотрите, что мне теперь приходится делать. Приходится выяснять, что значит "много", кто это делает, если это действительно опасно, нащупать путь к сокращению расходов и издать приказы по этому поводу. Ничего из этого не входит в мою шляпу. Меня принуждают носить шляпу того, кто послал информацию.
Я получаю пакет (телеграмма не годится, она вносит задержку в урегулирование ситуации, поскольку вызывает потребность в многих дополнительных телеграммах).
К пакету приложена записка, в которой говорится:
"145 Канада
Местная Центральная Организация стремительно приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются. Рекомендую перевести начальника отдела записей активов и материалов на должность начальника заочных курсов, которая сейчас свободна, и назначить Джулиана Бентли на должность начальника отдела записей активов и материалов с окладом 25 единиц; секретарю ассоциации объявить выговор за плохую постановку финансового менеджмента и приказать взыскать в бюджет организации его издержки; усилить службу закупок; если сотрудник заказывает что-нибудь без разрешения, следует удержать этот расход из его зарплаты; начальника отдела рекламы и маркетинга следует обязать брать уроки по написанию писем.
Одобряю_________________ Не одобряю____________________
Подпись: Джейн, Начальник ОХС Канады".
Приложены копии докладов административного отдела, свидетельствующие о неплатежеспособности, сумма затрат за последние два месяца, сумма доходов за последние два месяца, перечень статей расхода, по которым в последнее время производились покупки по высокой цене.
Все, что я при этом делаю, это - нахожу строчку для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму: "145 Канада 2 Полностью согласен - Рон". Пакет высылается авиапочтой обратно. Только следует в вашем послании попросить об ответе телеграфом, если дело срочное.
По получении телеграммы начальник ОХС Канады выпускает местные приказы и предпринимает другие необходимые действия.
Оказалось возможным действие, поскольку данные, решения и приказы были объединены в "Завершенной работе персонала".
Если вы хотите сохранить свой пост или свой проект, не заставляйте меня собирать за вас данные, изобретать решение, которое вы, как более знакомый с обстановкой, должны найти, и не ставьте меня в положение выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.
Мы - большая команда, и - команда неплохая. Я знаю, что все ошибки в прошлом случались потому, что вы не знали точно, чего я хотел.
"Завершенная работа персонала" - это, чего я хочу. В этом случае ваша шляпа остается у вас, вы можете больше сделать, чтобы помочь, наши линии связи могут оставаться более свободными и быстрыми.
В прошлом тому были хорошие примеры. Расширим применение этого опыта.
Если вы увидите резолюцию ЗРПП на сообщении, это означает: "Завершите работу персонала, пожалуйста".