Существует старый термин “Завершенная работа персонала”, который мы отныне используем, чтобы уменьшать количество искусственно созданной работы и увеличить скорость действий.
Термин “Завершенная работа персонала” означает подборку информации по любой сложившейся ситуации, плану или проблеме, представленную мне, достаточно полную, чтобы от меня требовалось только подписи “Утверждаю” или “Не утверждаю”.
Вот что замедляет процесс утверждения и само дело и порождает искусственно созданную работу: кто-нибудь посылает мне скудный фрагмент информации и требует решения. Поскольку требуется больше информации, чем предоставлено, то мне приходится надевать шляпу того человека и собирать недостающие данные, используя свои собственные время и линии связи. Затем я должен выдумать какое-то решение и приказать что-то предпринять по этому поводу. Это замедляет любые действия, заставляет использовать мои линии связи, и без того загруженные, для сбора информации и привносит ощущение критического положения. Моя корзина “отложено” переполняется, и возникает путаница. Это называется “незавершенной работой персонала”.
Она не завершена потому, что мне приходится ее заканчивать:
1. сбором данных, необходимых для принятия решения;
2. выдумыванием решения, основанного только на предоставленной информации;
3. выпуском приказов вместо их утверждения.
Если вы рассержены на своего начальника, то всегда можете погубить его посредством “незавершенной работы персонала”. Вы направляете ему часть вызывающих тревогу данных, не давая полной картины. Это заставляет его проделать всю работу по сбору информации. Вы не даете ему никакого рекомендуемого решения. Это вынуждает его прийти к решению, анализируя данные на расстоянии; такие решения часто неправильны, поскольку принимаются при недостатке данных. Затем он будет вынужден выпускать необоснованые и волевые приказы, которые могут нарушить АРК в какой-то области и нанести ущерб его репутации. Вот как можно расправиться даже с начальником. И даже если у вас нет намерения причинить ему вред, предоставление начальнику “незавершенной работы персонала” сильно вредит ему, заставляя его делать запросы и получать послания по и без того перегруженным линиям связи, строить догадки о ситуации, “стряпать” решения, которые могут оказаться оторванными от реальности, что поставит его в положение деспотичного тирана.
Теперь, рассмотрев отрицательный вариант, давайте рассмотрим положительный.
“Завершенная работа персонала” - такой информационный пакет, который:
1) излагает сложившуюся ситуацию;
2) предоставляет все данные, необходимые для принятия решения;
3) рекомендует некоторое решение;
4) содержит строчку для одобрения или неодобрения моей подписью.
Если в числе других моих действий требуется моя подпись на документах и письмах, то эти документы и письма должны быть включены в подборку готовыми к подписи, место подписи нужно пометить карандашом, а в рекомендациях следует указать, что требуются подписи.
В послании из Канады говорится: “Местная центральная организация много тратит”.
Смотрите, что мне приходится теперь делать. Приходится выяснять, что значит “много”, кто это делает; если это действительно опасно, наощупь искать путь к сокращению расходов и издавать приказы по этому поводу. Ничто из этого не входит в мою шляпу. Меня принуждают носить шляпу того, кто послал информацию.
Я получаю пакет (телеграмма не годится, она вносит задержку в урегулирование ситуации, поскольку вызывает потребность во многих дополнительных телеграммах). К пакету приложена записка, в которой говорится:
“145 Канада
Местная центральная организация стремительно приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются.
Рекомендую перевести начальника отдела материалов на должность начальника Заочных Курсов, которая сейчас свободна, и назначить Джулиана Бентли на должность начальника отдела Материалов с окладом 25 единиц; секретарю Ассоциации объявить выговор за плохую постановку финансового менеджмента и приказать взыскать в бюджет организации его издержки; усилить систему разрешений на приобретение; если сотрудник заказывает что-нибудь без разрешения, следует удержать этот расход из его зарплаты; начальника отдела Рекламы и Маркетинга следует обязать брать уроки по написанию писем.
Одобрено_________________ Не одобрено____________________
Подпись: Джейн, Начальник ОХС Канады”.
Приложены копии докладов Рекомендательного Комитета, свидетельствующие о неплатежеспособности, сумма затрат за последние два месяца, сумма доходов за последние два месяца, список недавно закупленных по дорогой цене элементарных вещей.
Все, что я при этом делаю, - это нахожу строчку для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму: “145 Канада 2 Согласен, Всего хорошего - Рон”. Весь пакет высылается авиапочтой обратно. Если дело срочное, то в своем послании вы должны попросить, чтобы ответили телеграфом.
Получив телеграмму, начальник ОХС Канады выпускает местные приказы и предпринимает другие необходимые действия.
Акция оказалась возможной потому, что данные, решения и приказы были объединены в “завершенной работе персонала”.
Если вы хотите сохранить свой пост или проект, то не заставляйте меня собирать за вас данные, изобретать решение, которое вы как более знакомый с обстановкой должны найти; и не ставьте меня в положение выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.
Мы - большая команда, и команда хорошая. Я знаю, что все ошибки в прошлом случались потому, что вы не знали точно, чего я хотел.
“Завершенная работа персонала” - это то, что я хочу. При этом ваша шляпа остается у вас. Вы можете больше сделать, чтобы всем помочь. Наши линии связи могут оставаться более свободными и быстрыми.
В прошлом были хорошие тому примеры. Расширим применение этого опыта. Если вы увидите резолюцию “ЗРПП” на сообщении, то это будет означать: “Завершите работу персонала, пожалуйста”.