Чтобы в организации уменьшить движение и загруженность людей работой, нужно:
Производство, что касается завершенных циклов, невероятно увеличится. Объем работы упадет. Почему?
Если все штатные сотрудники будут иметь склонность к тому, чтобы не предоставлять услуги, то количество людей и посланий возрастет по меньшей мере раз в пятнадцать, а объем производства спустится практически до нуля.
Посмотрите на это.
Человек А идет к сотруднику Х за какой-либо услугой.
Терминал Х говорит: «Я не могу вам заплатить, потому что финансовое планирование…».
Тогда человек А обращается к другому сотруднику, а тот ему говорит: «Требуется одобрение от Г».
Тогда человек А идет к Г, а ему говорят: «У нас нет под рукой списка, так что…».
Тогда человек А идет…
Где же производство? Зато есть огромный поток людей!
Сотрудник Y получает послание от сотруднику Z, который отсылает его к…
Тот отсылает его к …
Где же производство? Зато есть огромный поток посланий!
Такая система, модная в большинстве бюрократических структур, даже имеет свое название. Она называется «система отфутболивания».
Никто не предоставляет услуг. Ни одна ситуация не разрешается окончательно.
Когда эта болезнь более или менее излечена, может появиться новая ситуация. Развивается сервисное факсимиле (которое человек использует, чтобы сделать других неправыми).
«Ты сделал это неправильно!», - раздается крик. Затем появляется требование переделать.
Это толкает организацию назад к «НЕ ДЕЛАЙ РАБОТУ, ИНАЧЕ ТЕБЕ БУДЕТ ОБЪЯВЛЕН ВЫГОВОР».
И снова увеличивается движение частиц и снижается производство.
Людей, которые знают свои шляпы с самого начала и предоставляют услуги, не приходится заставлять переделывать.
Когда старший руководитель не знает всех шляп и относящихся к ним обязанностей, то он распределяет обязанности неправильно.
Он забирает у людей шляпы, которые были им даны. Результатом является отсутствие услуг.
Когда руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции подразделений и частей организации, а также текущие программы, то он правильно распределяет обязанности, и производство идет вверх, а движение частиц - снижается.
Когда сотрудники отдела персонала не знают всех шляп, они распределяют обязанности неправильно. Некоторые известные мне военные организации довели это до уровня высокого искусства.
Это увеличивает время, необходимое на обучение шляпам и на обучение на других курсах. Это увеличивает путаницу.
Это сокращает производство и усиливает движение частиц. Чтобы увеличить производство и уменьшить движение частиц, необходимо провести проверки всем сотрудникам отдела персонала по тем шляпам, которые они распределяют. Тогда они будут их знать.
Игра в «музыкальные стулья» внутри организации - частые перестановки с поста на пост, использование различных областей организации в качестве резервов персонала - приводит к сокращению услуг и, таким образом, к сокращению объема производства и увеличению движения частиц.
Существует скрытый метод игры в «музыкальные стулья». Ходите вокруг и спрашивайте людей, не хотят ли они перейти на другие посты. Это лишает их стабильности, заставляет их чувствовать, что они находятся на полпути между различными постами, уменьшает объем предоставляемых услуг, производства и увеличивает движение частиц.
Лень, странная экономия и недостаток мастерства при НАЙМЕ ПЕРСОНАЛА во всех случаях являются изъяном, лежащим в основе «музыкальных стульев».
Решение проблемы - НАНИМАТЬ ПЕРСОНАЛ.
Вероятно, можно изобрести и другие способы помешать предоставлению услуг и заставить всех работать как сумасшедших, но вышеописанные являются основными.
Чтобы увеличить производство и уменьшить объем того, с чем нужно работать, жизненно важно выполнять следующее:
А. Нанимать людей и ставить их на посты.
Б. Обучать обязанностям их постов, обеспечивать изучение ими всей теории и прохождение всей практики, включая тренировки по посту.
В. Убеждать его предоставлять услуги, которые ожидается, что он будет предоставлять как сотрудник, занимающий данный пост.
Г. Если это руководитель, то он должен быть хорошо осведомлен о шляпах своих подчиненных, об оргсхеме, функциях, а также целях подразделений и частей организации, а также о текущих программах.
Д. Помогать указателями, направлениями и формами, которые направляют публику, потоки работы внутри и вне организации по правильным маршрутам к надлежащим терминалам, которые выполнят все до единого надлежащие действия.
Хотите повысить объем производства и снизить уровень загруженности? Тогда вводите в действие, вводите и вводите это инструктивное письмо!