Характерная черта плохого продвижения — это «слишком мало и слишком поздно».
Вероятно, самая досадная и наиболее подавляющая ошибка, которая может быть совершена теми, кто занимается продвижением или выполняет другие действия по СО, — это запланировать мероприятие или объявить о нём совсем незадолго до даты проведения, слишком поздно, чтобы кто-либо мог прийти на это мероприятие.
Типичный доклад: «Только пятьдесят человек пришло на конгресс. Я полагаю, его тема просто никого не заинтересовала».
Руководитель, который слышит такие объяснения, имеет все основания подозревать, что настоящим «ПОЧЕМУ» является «слишком мало и слишком поздно». Он будет прав на 95 процентов, даже не вдаваясь в дальнейшие расспросы.
«Когда вы объявили о том, что конгресс состоится 1-го июля?» Как правило, ответ, соответствующий действительности: «25-го июня»!
«Сколько приглашений было разослано?» Как правило, ответ, соответствующий действительности: «Пятьсот… потому что ФП…»
«Какие ещё действия по продвижению были предприняты?» Как правило, ответ, соответствующий действительности: «Никаких».
Причина, из-за которой на конгрессе присутствовало только пятьдесят человек, состоит в том, что «было предпринято слишком мало действий по продвижению и о конгрессе было объявлено слишком поздно, чтобы кто-нибудь мог прийти».
Зачастую этот фактор скрыт из вида. Выдвигаются другие, более драматичные причины, а не настоящие «ПОЧЕМУ». «В тот же день был футбольный матч». «О нас идёт дурная слава». «Против нас развёрнута кампания». «Пресса…» Болтовня, болтовня, болтовня. Всё это ложь. Просто действий по продвижению было сделано слишком мало, и сделаны они были слишком поздно.
«Никто не пришёл на обед для особо важных персон».
Правильная реакция на это:
«Когда вы разослали приглашения?» — «Ну, понимаете, ФП вообще не выделило нам денег на марки, так что…»
«КОГДА вы разослали приглашения?» — «Утром того же дня, когда должен был состояться обед».
«Были ли они напечатаны типографским способом?» — «Нет, мы, вообще-то, размножали их на мимеографе».
Само по себе является загадкой, почему в 95 процентах случаев мероприятия терпят неудачу именно из-за того, что «продвижение было осуществлено в последний момент без надлежащего планирования, без проверки правильности адресов, приглашения были не слишком шикарно оформлены и разосланы в недостаточном количестве».
Нехватка сотрудников в секции СО — это объяснение, к которому можно отнестись наименее строго.
В действительности СО примерно на 80 процентов состоят из подготовки мероприятия и примерно на 20 процентов из самого мероприятия.
Если процесс подготовки мероприятия не спланирован и полностью не проведён задолго до начала мероприятия, то оно провалится.
Импровизированные СО иногда необходимы. Но обычно эта необходимость возникает из-за отсутствия предусмотрительности, а также из-за того, что работа не велась упорно.
В отношении вышесказанного существует правило:
УСПЕХ ЛЮБОГО МЕРОПРИЯТИЯ ПРЯМО ПРОПОРЦИОНАЛЕН ТОМУ, НАСКОЛЬКО СВОЕВРЕМЕННОЙ БЫЛА ПОДГОТОВКА.
Другими словами, плохая подготовка, проведённая слишком поздно, является причиной неудачного мероприятия.
СО — это упорная работа. Но упорная работа в основном осуществляется до того, как публика увидит её результат. Работать на самом мероприятии чрезвычайно легко.
Вы видите прекрасную постановку, эти безупречные представления, проведённые без сучка, без задоринки. Кажется, будто для их проведения совершенно не требуется усилий. А КАЖЕТСЯ, что для их проведения совершенно не требуется усилий потому, что заблаговременно был проделан невероятный объём подготовительной работы.
Чтобы мероприятие посетило большое количество людей, его необходимо спланировать и отрепетировать, а также объявить о нём задолго до самого события.
Даже об обеде должно быть объявлено по меньшей мере за неделю.
Специалисты по СО, которые не работают упорно над планированием мероприятий и проведением репетиций, которые не объявляют о мероприятиях заблаговременно и не организуют достаточного продвижения, терпят неудачи.
Таким образом, провалы в сфере СО случаются из-за того, что планирование, репетиции и продвижение мероприятий осуществлялись недостаточно хорошо и это не было сделано заблаговременно.
Следовательно, успех мероприятий, проводимых специалистами по СО, наилучшим образом обеспечивается сбором данных, чётким планированием, упорной работой на репетициях, своевременными объявлениями о проведении данного мероприятия и действиями по продвижению, проводимыми в достаточном объёме.
Даже мероприятие-сюрприз должно быть подготовлено именно таким образом, и в подготовке этого мероприятия не участвуют только те, кому этот сюрприз предназначен.
Поэтому собирайте данные, в соответствии с которыми будет осуществляться планирование, хорошо планируйте, составляйте программы, выполняйте всю необходимую канцелярскую работу, объявляйте о мероприятии заблаговременно, добивайтесь того, чтобы все, кто задействован в этом мероприятии, упорно репетировали до тех пор, пока они не будут безупречно делать то, что должны, и затем проводите мероприятие.
И вот, пожалуйста, «спонтанное» мероприятие имеет огромный успех.
Не имеет значения, проводите ли вы марш протеста, пресс-конференцию или конгресс, начинаете предоставлять новый курс, организуете обед для особо важных персон или даже просто для друзей, — для того чтобы это мероприятие имело успех, необходимо его подготовить и широко о нём объявить задолго до момента проведения.
Есть могилка, где похоронен проваливший дело специалист по СО. На надгробном камне написано: «Джордж Бэклог
Самое заурядное мероприятие, которое было надлежащим образом подготовлено, о котором было своевременно и надлежащим образом объявлено, будет иметь больший успех, чем самое пышное импровизированное мероприятие.
В следующий раз, когда вы увидите пустые места в зале, вспомните об этом ИП и примените его. Или, что даже лучше, делайте всё правильно с первого раза.