Существует три типа направления коммуникации. Это:
Если люди не отличают эти линии одну от другой, то вся организация может быть перегружена работой. Столы и руководители завалены посланиями. Независимые положения оргполитики вносят путаницу в стандартные программы, и возникает хаос.
Обычные линии потоков в организации - это горизонтальные линии.
Они не идут вверх, в сторону, а затем вниз по оргсхеме. Они идут из одного подразделения в другое поперек оргсхемы, не проходя через начальников.
Почти все послания должны двигаться таким образом. Это - коммуникация быстрого потока, не проверяемая начальниками.
Примеры: администратор по ошляпливанию, отдел 1, отправляет послание непосредственно прояснителю слов, отдел 13, и тот непосредственно ему отвечает.
К/С, отдел 12, отправляет послание непосредственно в секцию снабжения, отдел 9, и оттуда непосредственно ему отвечают.
Курьер технического отделения отправляет послание непосредственно администратору по этике, и тот непосредственно ему отвечает.
Ни одно из этих сообщений не идет к начальнику отправителя или к начальнику получателя. С начальниками консультируются - или начальники вникают в то, что идет по линиям, - только в том случае, когда что-то идет не так или возникает конфликт.
Командные каналы идут вверх через начальников до того или иного начальника, а затем вниз к подчиненному. Или же они идут вверх через всех начальников, а затем вниз через всех начальников.
Направление ВВЕРХ по этой линии используется для получения разрешений или санкций, которые не являются обычными, либо для информирования, либо для важных действий, либо для докладов об исполнении. Направление ВНИЗ по ней используется для ПРИКАЗОВ.
Эта линия обычно идет от того или иного руководителя к председателю руководящего органа, например, рекомендательного комитета, или исполнительного комитета, или совета Помощников, или совещания при командующем офицере и так далее.
Она используется для одобрения программ или для запросов в отношении оргполитики.
Горизонтальные линии - используются для всех обычных потоков.
Командные каналы - используются для получения разрешений или санкций, которые не являются обычными, а направление вниз по этим каналам - для приказов.
Совещательная линия - используется для получения одобрения программ.
Так вот, если вы смешиваете эти линии, вы получаете хаос.
Все большее и большее количество людей, работая все напряженнее и напряженнее, производит все меньше и меньше.
Вы даже получите что-то, что окажется помехой, или бюрократией, или правительством.
Такое смешивание ведет к большому количеству движения, при котором ничего не делается. Можно видеть очень много «работы», но организация загадочным образом становится неплатежеспособной.
Давайте рассмотрим один пример. Ответственный за верстку журнала посылает макет журнала, на который он хочет получить одобрение, от-
ветственному за журналы, начальнику отдела продвижения, секретарю отделения распространения, исполнительному секретарю ОХС, секретарю отделения 7, коммуникатору ЛРХ, уполномоченному по публикациям, который дает на него одобрение и посылает его обратно по тому же самому маршруту.
Это может занять 6 дней.
Это - идиотизм. Почему? Потому что частица, которая должна была идти горизонтально, направляется по командным каналам. Задействованы ПЯТЬ лишних терминалов. Выпуск журнала тормозится.
Правильное направление - горизонтальное: от ответственного за верстку к уполномоченному по публикациям. Правильным временем было бы несколько часов максимум, даже при направлении по обычным коммуникационным линиям.
Пример:
Предположим, мы посылаем преклира после сессии к начальнику отдела процессинга, к кейс-супервазеру, к эсто технического отделения, к секретарю технического отделения, к секретарю отделения квалификации, к начальнику отдела сертификатов и наград и затем к экзаменатору. И возвращали бы его после каждой сессии по этому же маршруту!
Если бы существовал подобный порядок направления, то в техническом отделении и в отделении квалификации ничего, абсолютно ничего не было бы сделано. Но люди, несомненно, были бы «заняты».
Почему возникает смешивание?
Руководители начинают беспокоиться. Они хотят знать все. Поэтому они помещают себя на все линии коммуникации.
Коммуникационные линии - это паршивый источник данных. Если руководитель хочет знать, ему следует наблюдать за ПРОДУКТАМИ.
Оргсхема, которая находится в настоящем времени, исследование статистик за день и инспекции являются настоящими источниками информации. Не послания.
Таким образом, руководитель, требуя, чтобы его включали в линии направления, может создать затор на всех линиях.
Работая с людьми, необходимо иметь определенное доверие к ним. Проводя непосредственную инспекцию организации и ее персонала,
руководитель получает информацию о том, кто находится на посту, а кто нет, кто работает, а кто не работает. Сидя за столом и перебирая послания, руководитель остается в неведении.
Многие организации, используя коммуникационные каналы неправильно, начинают ставить все с ног на голову.
Руководители и сотрудники начинают выполнять программы, не консультируясь ни с каким совещательным органом, и они изучают и передают дальше каждое послание!
Таким образом, программа, которую кто-то хочет осуществить, остается неизвестной другим и вносит путаницу во все их программы. И в то же самое время организация проявляет неистовое любопытство в отношении посланий!
Если в организации много сотрудников, но нет дохода, то там будут обнаружены следующие обстоятельства:
А. Коммуникационная система не находится в должном состоянии, как описано выше, а напротив, в ней все смешано.
Б. Ни один руководитель не ходит по организации, проводя инспекции и добиваясь, чтобы люди работали на своих постах.
В. Начинают осуществляться программы, не получившие одобрения от других терминалов, загружающие работой персонал, но дающие мало продукта.
Вот мой совет: приведите это в порядок и добейтесь производства.