Наиболее общей причиной появления лишних связей является:
Штатный сотрудник пишет депешу самому себе, но отправляет ее кому-то другому.
Пример: Регистратор пишет послание и к ответственному секретарю организации, спрашивая, как провести часть деловых встреч. Это искусственно созданная работа, так как это лишняя связь. Почему это лишняя связь? Штатный сотрудник, ответственный за увеличение числа интервью — это регистратор, а не ответственный секретарь. Поэтому запрос будет направлен к регистратору и направлять его кому-то другому неправильное направление. Информировать ответственного секретаря «Я делаю так-то и так-то, чтобы увеличить число интервью», вполне можно, но это корреспонденция, содержащая сообщение, не требующее ответа. По правилам, вопрос об увеличении числа интервью должен быть направлен к регистратору. Таким образом, в данном примере обращение должно быть от регистратора к регистратору.
Когда штатный сотрудник производит массу корреспонденции, касающейся его должности, она обычно отправляется по неправильному адресу, если она направлена кому-то другому, кроме него самого. Так кто же еще оденет эту шляпу? Не ответственный или ассоциированный секретарь. Не секретарь ОХС. Только данный штатный сотрудник, сам или сама.
Порядочное число людей в организациях думают, что штатные сотрудники, стоящие над ними, также одевают их шляпы. Это определенно не так. Секретарь по Ассоциации или ответственный секретарь не носит никакую другую шляпу из организации. Если он это делает — значит он неважный организатор. И если он позволяет сотрудникам давить на него, он немногого стоит как руководитель.
Вы можете обнаружить людей, боящихся ответственности, или ее последствий более обычного, которые действуют посредством массы депеш, посылаемых другим, которые на самом деле должны быть направлены только к данному сотруднику или сотруднице.
Это цифры в недельных листах отчетности, объемы совершенной работы, подведение итогов, которые сообщают другим о шляпе, активности и эффективности персоны, носящей её. Ответственному или ассоциированному секретарю необходимо взглянуть только на эти доклады, а не на его корзину для входящих, чтобы узнать, что работа идет. То, что другие должны обращаться к нему за помощью в их работе, может дать ему почувствовать себя главным и ответственным, но, несомненно, наличие «что мне делать», порхающих вокруг главы организации днем и ночью, не сделает организацию сильнее. Существуют люди, которые делают свое дело без массы ненужных посланий о том, как ее делать, что решить, как думать. Также, существуют люди, которые работают, не вовлекая никого другого в проблемы.
Это другой тип искусственно созданной деятельности, с которой сталкиваются люди. И это источник коммуникации
Это происходит под разными предлогами. Вы видите это в традиционной форме в Академиях, где некоторые студенты всегда задают вопросы «с тем, чтобы поняли другие». Сам студент или студентка понимают инструктора, но задают вопросы, «чтобы другие тоже поняли». Это, конечно, студенты, пытающиеся одеть шляпы инструкторов или студенческие шляпы других студентов. Обычно я выявляю таких и сразу останавливаю вопросом: «Вы спрашиваете, потому, что не поняли вы, или потому, что вы думали, что не поняли другие?»
Такие студенты могут страшно затянуть учебный процесс, не принося никому ни капли помощи.
Штатные сотрудники иногда пытаются создать дополнительную к своей собственной шляпу. Это легко обнаружить. Послания, имеющие дело к Академии, но отправленные из Центра руководства Хаббарда, и т.д.
Такие послания обычно не по адресу. Они направлены в головной отдел или секретарю ОХС, или куда-нибудь еще. Попытка поднять все это обречена на провал, так как это двойная путаница. Автор не должен был его создавать, и он не должен был посылать его в другое место, если он или она все-таки написали его. Если ЦРХ думает, что он одел шляпу Академии, тогда депеши должны идти только в Академию и никуда больше. В конце концов, посылайте это шляпе, которой это наиболее касается.
Еще большую путаницу дает «перепрыгивание» через организацию — а именно — штатные сотрудники НЦХ создают послание для Академии и посылают его в, скажем, национальную центральную организацию. В другой организации незнакомство с руководством организации-отправителя может послужить причиной действий. Не было замечено обращения ЦРХ к Академии, когда предпринятые действия отличны от возвращения послания неправильного происхождения отправителю, могут случиться большие неприятности. Итогом их будет то, что отправитель получит проблему в работе, которую делает.
Пример. Штатный одитор предложил асс. секретарю, чтобы студенты лучше обучались 8-С ввиду последней ошибки в НЦХ.
Злость, чувствующаяся в организациях, обычно имеет началом такие лишние послания не по адресу.
В верхнем примере штатный одитор должен настоятельно обсудить основу ошибки НЦХ с начальником отдела одитинга, который затем обсудил бы основу ошибки НЦХ с начальником отдела обучения. Тогда был бы шанс устранить ее. Видите ли, недостающие данные, люди, отправляющие послания не по адресу, обычно указывают неправильную причину. В примере выше, возможно это был просчет сертификационной службы, а не Академии в целом. Человек может утонуть в море ошибок, содержащихся в таких лишних посланиях. По существу, что беспокоит правительства по поводу их зависимости от докладов шпионов, полицейских сообщений и т.д.? Докладывающие люди не одевают шляпу, которая должна быть исходной точкой.
Когда штатные сотрудники не пишут сами, когда следует, это вероятно, появится в докладах Центра информации Организации и в чрезвычайных сообщениях. Это будет сделано путем одевания шляпы на место, одитинга или перестановки персонала, а не путем посланий, имеющих неправильную отправную точку.
Знаете ли Вы, что Вы сможете прервать послание с ошибочными мыслями прямо сейчас и таким образом уменьшите количество неправильных мыслей? Попытайтесь как-нибудь. Конечно, не вся ненужная корреспонденция ошибочна.
Часть посланий такого типа конечно относится к чужим зонам. Перз пишет для Сиднея или Лос-Анжелес творит для Нью-Йорка. Или асс. секретарь Лондона (как произошло годы назад) работает только в Австралии. Или ЛА получает корреспонденцию только из Невады. Здесь это выглядит таким образом, что кто-то работает в неправильной области или только для части своей собственной зоны. В меньших масштабах, штатный сотрудник, делающий только часть своей работы, дает сходный результат и другой версией этого является кто-то, делающий работу другого штатного сотрудника.
Чужая работа или ненужные послания могут дать чудовищно много искусственно созданной работы — что никогда не радует.
Устаревшая оргсхема может быть причиной ИСР.
Персонал, который не имеет хорошей оргсхемы не может помочь и делает ИСР.
Оргсхема — это то, что мы используем вместо листа назначений внутри организации. Если чего-то не было установлено на оргсхеме — этого назначено не будет. Почему? Потому, что назначение на должность эффективно только тогда, когда оно включилось в работу. Никто не знает об этом назначении, каким образом может появиться что-то кроме ИСР?
Таким образом, первоочередными пунктами предотвращения искусственно созданной работы являются:
Большое количество искусственно созданной работы появляется вследствие того, что некоторые люди недостаточно сознают, что организация действительно существует. Они думают: «Мы все здесь вместе работаем». Они не осознают в полной мере, что все в организации делают работу, а не отдыхают.
Никто так страстно не стремится реорганизовать все, как новые сотрудники, которые еще должны открыть для себя оргсхему и ее цели.
Всегда поток искусственно созданной работы будет исходить от кого-то, кто:
Очевидно, чтобы уменьшить количество ИСР и сохранять содержимое корзины, нужно:
В противном случае люди будут идти по ложному пути — посылая их собственные кусочки работы другим и вводя в заблуждение давая неправильные направления.
Когда есть хорошая оргсхема с установленной целью каждого поста, и предмет в целом изучен персоналом, длинные и сложные шляпы становятся менее важными.
Шляпы, когда они завершены - важны и в цене.
Но знали ли Вы, что член персонала будет работать наилучшим образом, если он должен развивать свою шляпу перед тем, как он усиленно изучает это
Способ сделать это — на пластилиновом столе.
Возьмите самое фундаментальное утверждение в работе члена — законченное, простое утверждение. Затем дайте работнику персонала:
После того, как сотрудник сделал это (помечая каждый кусок всего, что он сделал), и затем сделал (1), (2), (3) опять большинство этих волнений и неясностей, которые становятся причиной искусственно созданной работы уйдет.
И это окупает потраченное время увеличением эффективной мощности и сокращением искусственно созданной работы.
Очень мало искусственно созданной работы получается, если есть сноровка и основное намерение. Это просто смесь неясностей и боязни что-то сделать.