Для того чтобы командующий офицер или исполнительный директор продвигался к осуществлению стоящих перед ним целей, жизненно необходимо, чтобы он проводил в своей организации ежедневные инспекции.
Это не просто инспекции чистоты. Они включают наблюдения за построением организации и производством в целом.
При их проведении заглядывают в каждую самую маленькую щёлочку, чтобы проверить, всё ли там так, как должно быть.
При этом обращают внимание на то, присутствуют ли сотрудники в закреплённых за ними областях или нет, а также на то, занимаются они делом или нет.
Обычно при проведении таких инспекций КО или ИД носит с собой планшетку, чтобы делать любые необходимые заметки, касающиеся положительных или отрицательных моментов в том, что он наблюдает.
Если сохранять в папке такие ежедневные заметки, расположенные по порядку в соответствии с датой, то впоследствии это даст КО или ИД возможность провести некоторое сравнение за определённый период времени и ответить на вопросы:
«Идут ли наши дела лучше или хуже?»,
«Выполняются ли проекты, которые было приказано выполнять?»,
«Производим ли мы продукт?»,
«Есть ли угроза нарушения безопасности?».
С вашей стороны будет вежливо, если вы найдёте ответственного за ту область, в которую вы входите, чтобы он мог услышать все замечания, которые адресованы его персоналу. КО/ИД разрешает ответственному за область заняться своими делами, когда покидает его область. Если ответственного нельзя найти, КО/ИД отмечает это и всё равно проводит инспекцию.
Сотрудников, работающих в приёмной, в основном проверяют на знание того, как и куда направлять публику, и на знание своих обязанностей. Это делается для того, чтобы получить некоторое представление об их компетентности. На планшетку записывается общий уровень тона (определяемый на основе таблицы шкалы тонов) в каждой области. Низкие тона указывают на возможность отсутствия производства или на производство продукта, являющегося браком, так как боевой дух главным образом зависит от производства.
Ежедневная инспекция не является проверкой с соблюдением всех формальностей. КО/ИД может проводить инспекцию с соблюдением всех формальностей раз в неделю или в месяц.
Ежедневная инспекция проводится скорее для того, чтобы увидеть существующую картину такой, какая она есть на самом деле, — когда КО/ИД нет на месте производства, — а не для того, чтобы изменить положение дел за счёт излишних формальностей.
Инспекции проводятся в разное время дня, а не в установленное время и не по расписанию.
Ежедневные инспекции — это один из факторов поддержания боевого духа, так как они свидетельствуют о том, что кто-то интересуется существующим положением дел и даёт подтверждения, не важно, устные или в какой-либо иной форме. Это приводит к увеличению ценности работы персонала в его собственных глазах. Они редко осознают, насколько ценной в действительности является их работа.
Очевидное неношение шляп, угрозы порчи имущества по причине небрежности, общая картина порядка и занятости, состояние коммуникационных линий, ситуации замешательства, недостаточное количество информационных табличек, информационные таблички плохого качества — нужно обращать внимание на всё это, а также на многое другое.
Только таким образом (проводя инспекции) КО/ИД постоянно остаётся в курсе того, что происходит, а персонал знает о присутствии руководителя.
Инспекции КО/ИД поистине незаменимы.
Исследование, проведённое коммуникаторами ЛРХ, показало, что труднее всего было добиться от руководителей проведения инспекций в своей области. Поэтому КО/ИД не может ожидать, что руководители будут постоянно сообщать надёжную информацию об истинном состоянии их областей. Неважно, проводят ли руководители инспекции или нет, КО/ИД всё равно должен их проводить.
Это правда, что, когда КО/ИД не проводит инспекции ежедневно, он не делает организацию своей.
КО/ИД, у которого очень высокая квалификация, например КРО и Класс VI или выше или ОКФР и Класс IX и вдобавок супервайзер курсов, может также выполнять действия ещё одного типа в дополнение к проведению инспекций. (Они не заменяют неформальные ежедневные инспекции.) Он может принять на четыре или пять часов обязанности поста, на котором образовался завал, или поста, функции которого не выполняются надлежащим образом, и посмотреть, почему эта область находится в беспорядке. Часто имеет место некая абсурдная ситуация (например, незаконная оргполитика, которая противоречит стандартной оргполитике и в которой утверждается, что студент, перед тем как проводить фронтальную проверку по какому-либо материалу, должен получить её по этому материалу сам, что как следствие делает невозможным проведение напарниками проверок друг другу), и КО/ИД может привести коммуникационную линию в порядок, исправляя то, что обнаружил. Принятие обязанностей поста, область которого находится в полнейшем беспорядке, на 48 часов — это крайняя мера. Однако это себя оправдывает.
Таким образом, существуют действия двух различных типов, которые выполняет КО/ИД. Первый из них — это простые ежедневные инспекции, при проведении которых ничего другого не делают.
Второй тип — это инспектирование постов и коммуникационных линий, что является частью ошляпливающих и организующих действий КО/ИД.
Они оба нужны. Ежедневные инспекции обязательны.
Если КО/ИД никогда не смотрит на то, как обстоят дела, то он просто издаёт приказы, действует только на основе докладов, не видит статистик, он не контролирует свои приказы в полной мере и управляет организацией, находясь в опасной ситуации.
Он может поддерживать свой конфронт на высоком уровне и знать, что происходит в организации, только если он проводит ежедневные инспекции.