Типичным примером искусственно созданной работы является следующий:
Поднялся теплый ветер, и больше не требовалось, чтобы отопительная система корабля Аполлон работала. В машинное отделение было отправлено послание, чтобы "отключили отопление".
Приказ не был исполнен.
Через некоторое время приказ был повторен официанту, чтобы он отправил посыльного в машинное отделение сказать: "Отключите воздушное отопление". Посыльный не был отправлен официантом; вместо этого официант сказал дежурному по машинному отделению, который производил обход, уменьшить отопление.
Снова пришлось повторять приказ, на этот раз посыльному, который отправился в машинное отделение и передал приказ "выключить воздушное отопление" вахтенному инженеру.
Тот ответил: "Мы только что его уменьшили!"
Посыльный принял доклад об этом ПРИБЛИЗИТЕЛЬНОМ выполнении и передал его старшему руководителю, которому снова пришлось отправлять посыльного, чтобы повторить приказ "выключить отопление". На сей раз посыльный вернулся с докладом, что отопление отключено.
ЧЕТЫРЕ РАЗА пришлось приказывать, прежде чем было доложено об исполнении.
Вот искусственно созданная работа.
Из вышесказанного можно выделить некоторые новые формы искусственно созданной работы.
36. ПРИБЛИЗИТЕЛЬНОЕ ПОНИМАНИЕ
Посыльный принял ПРИБЛИЗИТЕЛЬНЫЙ доклад о том, что отопление уменьшено. Приказ же был - выключить его.
Руководитель, связной или посыльный, который принимает и передает "приблизительное", допускает искусственно созданную работу.
Приказы отдаются для того, чтобы их исполняли и доложили об ИСПОЛНЕНИИ, а не для того, чтобы их почти исполнили или приблизительно исполнили.
Связной часто попадается на этой форме искусственно созданной работы. Легче всего определить эту форму искусственно созданной работы, если потребовать, чтобы оригинал приказа или приказов были возвращены с пометкой об исполнении тек, чтобы любой терминал на линии мог без долгих раздумий сказать, что было приказано и что было сделано.
37. НЕПРОЯСНЕННОСТЬ ПРИКАЗА
Путем опроса было установлено, что посыльный не до конца понял, что требовалось, и передал эту неопределенность вахтенному инженеру.
38. НЕ ОТНОСЯЩАЯСЯ К ДЕЛУ ИНФОРМАЦИЯ
Вахтенный инженер, когда ему сказали "Отключить воздушное отопление", сообщил посыльному не относящуюся к делу информацию: "Мы только что его уменьшили".
Дальнейшая проверка выявила, что он поступил правильно и выключил отопление, но не информировал об этом посыльного, передав ему только не относящуюся к делу информацию, что они ранее уменьшили отопление.
Этот вид искусственно созданной работы также может состоять в представлении начальнику большого количества не относящейся к делу информации, забивающей его линии связи и снижающей его производительность. Противоположностью этого, конечно, является не предоставление руководству относящихся к делу данных (см. ИП ОХС от 27 января 69, ОБЩИЙ ПЕРЕЧЕНЬ ИСКУССТВЕННО СОЗДАННЫХ РАБОТ, пункт 6).
39. БЛАГОРАЗУМИЕ
Сотрудник или руководитель может быть "благоразумным" и благосклонно относиться к причинам, по которым что-либо не может быть сделано, принимать незавершенные циклы за завершенные, нарушать последовательность при достижении результата.
Все это приводит к искусственно созданной работе. С этим видом искусственно созданной работы лучше всего справляться при помощи ИП ОХС от 19 августа 67, ВЫСШИЙ ТЕСТ.
ВЫСШИЙ ТЕСТ ДЛЯ ТЕТАНА - ЭТО ЕГО СПОСОБНОСТЬ ДЕЛАТЬ ТАК, ЧТОБЫ ДЕЛА ШЛИ ПРАВИЛЬНО.
40. НЕСПОСОБНОСТЬ СПРАВЛЯТЬСЯ ПОЛНОСТЬЮ, ОТФУТБОЛИВАНИЕ
Самая ужасная ошибка, которую совершает организация, кроме проведения освидетельствования до появления факта, это - неспособность быстро полностью справиться с ситуацией. Это все пустая организационная болтовня, Джо не отвечает за это, с этим следует обращаться не сюда, и все такое в этом роде, что поддерживает такую ситуацию.
Что вы можете сделать, чтобы полностью справиться с ситуацией - это положить ей конец, не отфутболивать ее кому-то еще. Завершите дело прямо сейчас.
41. НЕСПОСОБНОСТЬ ЗАВЕРШИТЬ ЦИКЛ ДЕЙСТВИЯ и ОТФУТБОЛИВАНИЕ
Один из ваших наиболее мощных источников искусственно созданной работы - это Ваша собственная двойная работа.
Вы беретесь за записку либо за какую-то работу, просматриваете ее и откладываете на потом, затем снова беретесь за нее, пересматриваете и только тогда делаете.
Это, конечно, удваивает вашу работу.
Если вы выполняете каждую часть работы, которая вам поручается, КОГДА он и вам приходит, а не после, если вы всегда берете на себя инициативу и предпринимаете действия, не переадресовывая их, вам никогда не вернут работу, если только вы не имеете дело с психом.
Вы можете бесконечно держать линию связи занятой, решив, что простейший способ не работать - это не браться за дело, либо переадресовывать его. Все, что вы не сделали, возвращается и жалит вас. Все, что вы переадресовали, приходится делать, когда оно к вам возвращается.
Закончите дело, выполните его сейчас.
42. ОТСУТСТВИЕ ЗАПИСИ ПРИКАЗА
Отсутствие соответствующей записи отданного приказа, утеря либо неправильное определение места для приказа может привести к появлению бесконечной искусственно созданной работы.
Когда исходные приказы утеряны или вообще не записаны, тогда в них вносятся неверные пункты, появляются неправильные действия, издаются перекрестные приказы, происходят страшные потери времени руководителей и денег, чтобы исправить дело.
Это - один из наиболее серьезных источников искусственно созданной работы. 43. НЕЯСНЫЕ ПРИКАЗЫ
Руководитель, отдающий неясный приказ, вносит неопределенность и замешательство в линию связи в самом начале цикла исполнения приказа.
Способ обезопасить от этого важную программу или действие - указать его цель.
44. НЕПОНЯТЫЕ ПРИКАЗЫ
Приказы, не понятые исполнителями, не будут правильно выполнены из-за того, что они непоняты. Неправильность или отсутствие последовательности действий потребуют дополнительной работы для исправления положения.
Будучи руководителем, издавайте ясные, точные инструкции и приказы.
Будучи подчиненным, воспроизводите приказ при получении, и никогда не забывайте заняться прояснением, если вы что-то не поняли.
45. НЕЧЕТКАЯ ПЕРЕДАЧА ПРИКАЗА
Связной или посыльный могут искусственно создать работу и запутать действия нечеткой передачей информации.
46. ЧИЩЕ ЧИСТОГО
Выполнение того, что уже выполнено или приказ сделать уже сделанное.
47. ПОВТОРНАЯ РАБОТА
Та же самая работа, повторно выполняемая для того же руководителя, - это искусственно созданная работа. Часто принимает форму информации или доклада об исполнении, посылаемых телексом, после чего та же информация посылается почтой. Бывают случаи, когда телекс сопровождается развернутым посланием или докладом, но это должно происходить только тогда, когда срочная информация действительно необходима.
48. НЕ НОШЕНИЕ СВОЕЙ ШЛЯПЫ
Человек на каком-либо посту, не выполняющий своих обязанностей, но делающий дела за других, искусственно создает бесконечную работу, поскольку все послания и акты коммуникации оказываются без источника, и он маскирует дыру, возникающую на месте его собственного поста.
Сам этот человек - искусственно созданная работа.
49. НЕОБЫЧНЫЕ РЕШЕНИЯ
Просьбы к руководству отступить от общепринятого опасны, когда они исполняются, поскольку они создают инородные области, и вызывают отклонения и неловкости на стыках.
Подчиненные, предлагающие необычные решения, вообще не знают инструкций и приказов.
Необходимо приказать проверить знание ими соответствующей инструкции.
50. СМЕЩЕНИЕ ЧАСТИЦ С ЛИНИЙ СВЯЗИ
Не будучи серьезным проступком, перехватывание коммуникационных частиц с чужого стола, либо из чужой корзины входящей корреспонденции, либо из линии связи искусственно создает работу и приводит к затратам времени на поиск потерянных частиц и может сорвать проекты или действия, поскольку жизненно необходимые данные будут потеряны.
51. МЕДЛЕННО РАБОТАЮЩИЕ ЛИНИИ СВЯЗИ
Послания, застрявшие в линиях связи, приводят к появлению других посланий на ту же тему, что искусственно создает работу как для отправителя, так для получателя.
Мощь организации прямо пропорциональна скорости движения частиц (писем, посланий, телексов, людей) в ней.