Вероятно, базовая причина расширения бюрократии — ИСР.

Если в одной из наших организаций количество административного персонала начинает превышать количество технического, то становится очевидно, что на этих линиях много ИСР. Доказательством этого служит то, что увеличение административного персонала не приводит к увеличению дохода, а наоборот, часто служит предвестником наступления эры падения валового дохода.

По этой причине вы не должны повышать количества административных сотрудников, до тех пор пока не убедитесь совершенно точно, что вы отследили и ликвидировали всю ИСР и приняли по этому поводу адекватные меры.

Когда правительство видит множество посланий, то оно начинает думать, что ему нужно множество сотрудников. Эти сотрудники, создавая еще больше ИСР, затем полагают, что им надо еще больше людей, и так далее. Исправление большого объема посланий без большого дохода при этом состоит в кратком анализе коммуникационных линий организации.

Это делается просто.

1. Посмотрите вокруг и выявите постоянно полные и не опустошаемые входящие корзины. Обнаружив такую, в которой поток застревает, тщательно исследуйте пост и решите, какое из следующих действий вам надо предпринять в отношении того, что вы увидели на этом посту: (а) обучить или (б) заменить сотрудника. Если по выполнении (а) корзина остается в том же состоянии, переходите в (б).

2. Посмотрите даты на посланиях и письмах в корзинах сотрудников. Выявив корзину с довольно старыми посланиями, найдите причину этого и примите решение, что с этим делать, на основании полученных данных.

3. Просмотрите ящики для отложенных посланий, писем и т.п. Если ящик оказывается полным, осознайте, что кто-то старается оставаться «чистеньким», скрывая то, что должно быть видимым. Выясните, почему возникает это нарушение, и действуйте соответственно.

4. Просмотрите потоки частиц у начальства организации (Секретаря Ассоциации/Организации, Секретаря ОХС) и проанализируйте их потоки на основе количества посланий вне линий, вне инструкций, вне источника. Отметьте, какие члены персонала это делают, и действуйте соответственно.

5. Заставьте начальство организации вести журнал регистрации для посланий вне линий, вне инструкций, вне источника, а также тел, пришедших с посланиями. После недели работы, возьмите эти журналы и, при выявлении ИСР, и действуйте соответственно.

Главное, что надо знать — никогда не впадайте в оправдание ИСР. Если она не исцеляется образованием или другими средствами, то у вас нет никакого выбора, кроме как действовать. Чем раньше вы сработаете, тем лучше для всех.

У англо-саксонской расы есть больная кнопка по поводу работы. Все амбиции направлены на то, чтобы не работать.

Это страшно противоречит обычаям других рас и нормальному поведению тэтана. Легко отметить, что самый большой источник ИСР состоит в неподчинении и некоммуникации.

Вы можете говорить что угодно по поводу посланий, тщательно их анализировать и при этом получать пользу для всех.

Но наиболее смертельные состояния, те, что с наибольшей вероятностью произведут наибольшие потоки частиц — это, в конце концов, неподчинение и некоммуникация.

Основа любого критического состояния — это одно из этих состояний.

Так что при анализе потоков на тему повышения дохода и эффективности, будьте бдительны к моментам неподчинения и некоммуникации.

При нашей обычной системе коммуникаций их не так просто выявить, так как мы редко оставляем себе копии своих посланий.

Способ выявить это состоит в опросе старшего начальства организации и получении списка:

Критических положений за прошедшие 3 месяца, и какие отделы и сотрудники были наиболее тесно связаны с этим.

Проблемы настоящего времени старшего начальства организации и имена сотрудников, которые были наиболее тесно связаны с этим.

Сравните списки 1 и 2. Вы обнаружите в них одинаковые имена.

Выясните, какие послания не получили ответа от этих людей или каким приказам они не подчинились. После этого отсеивания останется один-два человека.

Теперь вы получили основные источники ИСР в организации, которые вызывают больше видимой ИСР.

Действуйте соответственно. И не надо оправданий.

Начальство редко осознает, что их мягкость в отношении ИСР-создателей причиняет жуткие напряжения другим сотрудникам персонала. Реальный оверт против остальных сотрудников состоит в отсутствии эффективных действий по обнаружению и сокращению ИСР.

Для примера, мне известен случай, когда неподчинение и пренебрежение приказами со стороны двух сотрудников обошлось организации в 20 000 фунтов наличными только за один год, и привело организацию в состояние, когда спасти ее мог только героизм. Только двое из 50 несли ответственность за это. Другие 48 работали не покладая рук, стараясь исправить ситуацию. А эти двое, посредством неподчинения посланиям, некоммуникации, саботировали все продвижение и всю систему отправки почты, никто не мог объяснить, что вообще происходит. Когда они ушли, пропали не только потери организации, но доход удвоился.

Так что не стоит проявлять мягкость, наблюдая неподчинение и не отвеченные послания. Перед вами неприятности и будущие критические состояния, которые могут уничтожить организацию.

Можно достаточно хорошо составить суждение о всей организации, посмотрев на линии посланий и корзины.

И если вы в этом достаточно искусны, то вам даже не придется сходить со стула коммуникатора для того, чтобы обнаружить все плохие и хорошие моменты в организации.

Если не анализировать ИСР, то организация будет стоять на плечах немногих отчаянных сотрудников.

Зачем искать нелегкие пути? Отслеживайте и улаживайте источники ИСР, и вы сможете снова вздохнуть.