Деньги, выделенные на финансовом планировании, должны быть перечислены со счёта БАФ № 1 на главный счёт организации сразу же после того, как БАФ одобрит ФП и сумму ассигнований.
БАФ осуществляет общий надзор за тем, как ФП проходит по линиям и какие действия предпринимаются по отношению к ФП, а также предотвращает любые неоправданные задержки.
Как только ФП одобрено и размер ассигнований определён, БАФ НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО выписывает чек о переводе денег, а затем быстро подписывает его ещё и у начальника отдела по официальным вопросам или у коммуникатора ЛРХ (или представителя Флага, если пост коммуникатора ЛРХ никем не занят) и отдаёт чек секретарю бухгалтерии.
Секретарь бухгалтерии отдаёт ему квитанцию и следит за тем, чтобы сумма по данному чеку с ассигнованиями была НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО переведена на главный счёт организации в банке.
Как только чек ФП прошёл по банку и деньги были переведены на главный счёт организации, ФП (в том виде, в котором он был одобрен) может быть реализован отделением 3. НЕ РАНЬШЕ.
Выписывать чеки или же выдавать деньги на основании заказов на приобретение по ФП, в то время как чек с ассигнованиями под это ФП ещё не был представлен в банк или не прошёл по банку, — это всё равно что расходовать деньги, которых нет. Это значит нарушить принятые раннее положения оргполитики и создать ложное представление о статистике «Наличные — счета к оплате».
По такому же принципу осуществляется перечисление средств на выплату комиссионных ВНСам и перевод денежных сумм, возвращаемых за услуги, на счёт совета по проверке претензий.
Отдел 8 подготавливает все необходимые бланки и относящиеся к делу данные и запрашивает деньги у БАФ через секретаря бухгалтерии СРАЗУ, как только возникает необходимость произвести такой расчёт или перевод денег. БАФ быстро проверяет предоставленные данные и тут же выписывает чек на сумму действительно причитающихся ВНСам комиссионных, а также отдельный чек на перечисление суммы возврата денег за услуги. В его переводном ваучере перечисляются имена и суммы. Чеки на оплату комиссионных ВНСам НИКОГДА не задерживают до того момента, когда будет производиться еженедельное подписание чеков, и как только ВНС лично привёл человека в организацию на услуги и ему должны быть выплачены комиссионные, ему ДОЛЖНЫ заплатить сразу же. Для этого выписывается чек со счёта комиссионных для ВНС. Затем этот чек вручается ВНСу.
Прежде чем подписывать чек на оплату комиссионных со счёта ВНС, руководители, уполномоченные делать это, должны увидеть копию переводного ваучера БАФ, инвойс человека, которого привёл ВНС, и копию бланка о направлении.
Задержка выплаты комиссионных ВНС может произойти из-за того, что чек на их оплату выписывается только после перечисления денег со счёта БАФ № 1 на счёт ВНС. Чтобы этого не допустить, в начале недели на счёт ВНС начисляется сумма, равная среднему недельному размеру комиссионных для ВНС. После этого ежедневно осуществляется обычная процедура перечисления денег на счёт ВНС, что позволяет поддерживать объём средств на счёте ВНС на таком уровне, что можно не опасаться за то, хватит ли денег и сможет ли чек пройти по банку. Когда объём комиссионных, выплачиваемых ВНС, повышается, начальник отдела расходов должен направить ЗРС БАФ, с тем чтобы тот перечислил на счёт ВНС дополнительную сумму с целью обеспечить постоянное наличие на счёте необходимой базовой суммы средств, чтобы удовлетворить все требования ВНСов на выплату комиссионных. БАФ после этого переводит дополнительные средства со счёта БАФ № Г на счёт ВНС. Точная линия выплаты комиссионных ВНС и связанные с этим административные действия описаны в ИП ОХС от 5 апреля 1979ПВII, серия «ВНС» 6, «Новый счёт ВНС».
То, что со счётом ВНС работают именно таким образом, НЕ означает, что им можно пользоваться как «запасом неизрасходованных средств» для выплаты комиссионных ВНСам в обход БАФ.
Если человек, полномочный подписывать чеки, подписал чек, не убедившись в том, что БАФ перевёл необходимую для этого сумму на соответствующий счёт, то он рискует тем, что подписывает чек на несуществующую сумму или сумму, выделенную на другие цели.
В статистику «Наличные — счета к оплате», которую подаёт отделение 3, входят только те суммы, которые на самом деле имеются в наличии на главном счёте организации и на резервном счёте (наличные), и суммы, которые должны быть выплачены по счетам, а также суммы, заказанные в только что поданных на одобрение заказах на приобретение (счета к оплате).
Таким образом, если человек, полномочный подписывать чеки, принимает на подпись чеки, по которым выделяются средства для реализации ФП, и не требует при этом доказательства того, что БАФ перечислил деньги, то в этом случае он рискует ещё и тем, что это может привести к ложному заниженному показателюстатистики«Наличные–счетакоплате»исоздатьневерное представление о реальном финансовом положении организации.
Пересмотрено при содействии Отдела технических исследований и компиляций ЛРХ