---Серия Финансы, 35

Ссылки:

ИД ЛРХ 55 Межд. от 10.12.69 ПРОГРАММА ФИНАНСОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ № 1

ИД ЛРХ 79 Межд. от 30.01.70 ПРОГРАММА ФИНАНСОВОГО ПЛАНИРОВАНИЯ № 1. ДОПОЛНЕНИЕ

Тщательно спланированная работа с финансами приведёт к тому, что организация не только будет платёжеспособной, но и будет расширяться по правильному градиенту.

Чтобы добиться этого, организация в первую очередь должна определить следующее:

1. Сколько требуется основных работников для того, чтобы вести дела организации и управлять ею?

а) Какой должна быть еженедельная оплата сотрудников в соответствии с утверждённой системой начисления зарплаты и выплаты премиальных?

2. Какая сумма требуется для удовлетворения основных нужд организации — только чтобы ПОДДЕРЖИВАТЬ существование организации:

а) Какова арендная плата за неделю (или выплаты по закладной или резервному займу)?

б) Каковы еженедельные расходы на оплату телефона?

в) Каковы еженедельные расходы на электроэнергию?

г) Каковы еженедельные расходы на воду?

д) Каковы еженедельные расходы на уплату местных налогов (налогов на имущество)?

е) Каковы еженедельные затраты на уплату любых других налогов, а также на ведение юридических дел?ж) Каковы еженедельные расходы на оплату природного газа или другого топлива, предназначенного для обогрева помещений?

з) Какую сумму необходимо еженедельно выделять службе недвижимости для поддержания в порядке здания и МЭСТ организации?

и) Если здание является собственностью организации, то какая сумма необходима еженедельно на благоустройство/содержание здания, с тем чтобы его ценность сохранялась и повышалась?

к) Каковы еженедельные отчисления на амортизацию здания и оборудования организации?

л) Каковы еженедельные расходы на основные канцтовары, такие, как ручки, бумага, папки, копировальная бумага, скобки для степлеров, скрепки и прочее?

м) Какова сумма еженедельных отчислений на страхование здания и активов организации?

н) Какую сумму составляет пятипроцентное отчисление в ваш фонд компенсации потерь в соответствии с ИП ОХС от 3 мая 1966П «Резервный фонд»?

о) Какова сумма еженедельных отчислений на счёт строительного фонда вашей организации в соответствии с ИП ОХС от 18 января 1965 «Счёт строительного фонда»?

п) Какова сумма еженедельного взноса на резервный счёт вашей организации?

3. Какая сумма требуется еженедельно для осуществления основных действий по продвижению?

а) Какая сумма необходима для приобретения конвертов, почтовой бумаги и марок для того количества писем, которое регистратор по письмам рассылает еженедельно?

б) Какая сумма необходима, чтобы еженедельно осуществлять рассылку регистрационных пакетов для внесения предварительной оплаты и поддерживать объём этой рассылки на должном уровне?

в) Во сколько обходится (из расчёта на неделю) ежемесячная рассылка журнала или обширная ежемесячная рассылка почтовых отправлений по полному списку адресов?

г) Во сколько обходится (из расчёта на неделю) рассылка уведомлений о состоянии счёта тем людям, которые должны организации деньги?

д) Во сколько обходится еженедельная рассылка комплектов информационных материалов новым людям, ещё не получавшим платных услуг в организации?

е) Во сколько обходится реклама начальных услуг отделения 6?

ж) Сколько денег необходимо еженедельно для покрытия расходов на любые программы, предполагающие вручение наград?

з) Каковы еженедельные расходы на обслуживание ВНС и предоставление им материалов, необходимых для направления публики в вашу организацию?

и) Какие другие затраты на продвижение необходимы для того, чтобы продавать услуги, а также книги, аудиозаписи лекций ЛРХ и другие товары книжного магазина, что приведёт к значительному увеличению количества публики?

к) Какую сумму составят дополнительные взносы на ваш книжный счёт ОХС, если необходимо больше средств для того, чтобы увеличить запасы каждого наименования товаров книжного магазина до требуемого уровня, а также чтобы закупить новые материалы или восполнить потери запасов, имевшие место ранее?

4. Каковы еженедельные расходы на поддержание ваших основных коммуникационных линий?

а) Каковы ваши еженедельные отчисления на Флаг? Хотя данная сумма отсылается БАФ, она представляет собой стоимость услуг, оказываемых организации управлением, и отчисляется из скорректированного валового дохода организации.

б) Сколько еженедельно расходуется на мимеографирование материалов внутри организации и (или) перечисляется FOLO? Эта сумма включает в себя затраты на мимеографирование всех публикаций, предназначенных для распространения среди персонала, мимеографирование бланков, используемых организацией в работе, на мимеофайлы, информационные листки, а также на оплату FOLO мимеопубликаций, отправленных вашей организации.

в) Каковы еженедельные расходы на отправку грузов, почты и телексов, предназначенных для поддержания коммуникации между организацией и управлением?

г) Какую сумму в среднем вы выплачиваете еженедельно за прокат фильмов?

д) Какова в среднем сумма еженедельных расходов на приобретение аудиозаписей лекций ЛРХ, которые вы используете для проведения мероприятий по прослушиванию публикой этих лекций?

5. Какие средства необходимы для осуществления основных действий по предоставлению услуг?

а) Каковы еженедельные расходы на пластилин?

б) Какая сумма необходима для поддержания в рабочем состоянии разрешённых к использованию воспроизводящих аудиосистем?

в) Какая сумма необходима еженедельно на поддержание запаса размноженных на мимеографе бланков (форм отчётов одитора, направляющих форм, розовых листов, списков для одитинга и т.д.)?

г) Каковы расходы (из расчёта на неделю) на бумагу для рабочих протоколов одитора?

д) Каковы затраты (из расчёта на неделю) на материалы, являющиеся в соответствии с ИП ОХС от 16 марта 1971П «Что такое курс?» необходимыми для проведения курсов (справочная литература, бюллетени, инструктивные письма по оргполитике, словари, переводы лекций ЛРХ и т.д.)?

е) Каковы еженедельные затраты на материалы для полной библиотеки отделения квалификации, а также на подборки шляпных материалов для сотрудников?

ж) Какую сумму составляют еженедельные выплаты вышестоящим организациям за обучение сотрудников, в том числе любые выплаты за полученное ранее обучение, которое ещё не оплачено полностью?

(Примечание: в отношении книжного счёта ОХС проводится отдельное финансовое планирование, и действия с ним осуществляют отдельно под контролем зам. БАФ по МОРО. Использование данного счёта не не рассматривают на еженедельном ФП организации. Оценку приведённых ниже пунктов следует проводить при составлении ФП № 1 по книжному счёту ОХС.)

6. Какие средства необходимы для того, чтобы осуществлять продажу книг ЛРХ, Е-метров, аудиозаписей лекций ЛРХ, значков и других наименований товаров, оплачиваемых с книжного счёта ОХС?

а) Каковы в среднем еженедельные затраты на восполнение запасов тех товаров, которые были проданы?

б) Каковы еженедельные затраты на продвижение и маркетинг товаров, приобретение которых оплачивается с книжного счёта?

в) Сколько денег необходимо отложить для приобретения новых товаров, например новых книг или аудиозаписей лекций ЛРХ?

г) Каковы еженедельные затраты на отправку и упаковку товаров, заказанных по почте?

Приведённый выше список содержит основные направления для расчёта ФП № 1 в любой организации.

Организациям и подразделениям Морской организации следует дополнительно планировать расходы на обеспечение основных потребностей персонала, такие, как еженедельные выплаты денежного пособия команде, расходы на питание, медицинское и стоматологическое обслуживание, оплату основных принадлежностей, необходимых для уборки и для благоустройства жилья, на приобретение постельных принадлежностей, на уход за детьми, расходы на униформу, прачечную, транспорт и т.д.

Управляющая организация может также иметь и другие основные расходы. Например, необходимо еженедельно откладывать деньги на расходы, связанные с отправкой миссий (бюро действий) и т.д.

Каждой организации следует пересмотреть приведённый выше перечень, определяя, какие дополнительные основные расходы применимы для неё, а какие нет, и затем выработать своё ФП № 1 в соответствии с целью данной организации.

После того, как вы в соответствии с вышеизложенным тщательно подсчитаете еженедельные расходы, вы будете точно знать, какой еженедельный доход вам необходим, для того чтобы существовать и осуществлять продвижение. Если вы не зарабатываете такую сумму каждую неделю, то вы сразу же поймёте, что тратите больше, чем зарабатываете, и что с этого момента необходимо делать всё, чтобы продавать вашей публике как можно больше услуг.

Организация может оказаться в такой ситуации, когда она истратила больше, чем заработала, — другими словами, когда у неё больше счетов к оплате, чем денег, чтобы оплатить эти счета. По отношению к обществу, которое в большинстве случаев действует по принципу «оплати в течение 30-ти дней или пеняй на себя», организация попадает в состояние Опасности.

Следовательно, в такой ситуации организация вынуждена зарабатывать больше средств, чем ей еженедельно необходимо на основные расходы. Поэтому все деньги сверх основных еженедельных расходов должны быть использованы для оплаты счетов организации, которая производится в соответствии с принципом оплаты по установленную дату и в соответствии с оргполитикой в отношении кредиторов, которые угрожают.

Когда организация уже не находится в состоянии Опасности по отношению к обществу и её доход больше, чем сумма счетов к оплате, она может постепенно тратить эту разницу на то, чтобы осуществлять большее продвижение, увеличивать количество сотрудников, чтобы делать больший доход для большего продвижения, приобретать дополнительное оборудование, чтобы увеличивать продвижение и т.д.

Существует множество способов, при помощи которых организация может приобрести необходимое для предоставления услуг оборудование (стулья, столы, печатные машинки, адресограф, копировальные машины и ротапринты) без влезания в долги и необходимости делать крупные ежемесячные выплаты, которые превышают финансовые возможности организации. Организация может приобрести недорогое подержанное оборудование и использовать его и в то же время накапливать сумму, достаточную для того, чтобы приобрести необходимое оборудование сразу; она может также взять оборудование в аренду с правом последующего выкупа.

Следующее определённо является максимой, касающейся денег: ЧЕМ МЕНЬШЕ СУММА ДОХОДА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЧЕЛОВЕКА, ТЕМ ТЩАТЕЛЬНЕЕ И РАЗУМНЕЕ ДОЛЖНО ОСУЩЕСТВЛЯТЬСЯ ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ.

Когда программа ФП № 1 была впервые представлена, то первые же отчёты о её применении выявили необходимость внести в неё уточнения.

Первая организация, которая сообщила об исполнении, имела средний доход 3.500 фунтов стерлингов в неделю, однако при составлении программы ФП № 1 было обнаружено, что текущие затраты, затраты на продвижение и денежные суммы, необходимые для выплат по судебным решениям, составляли 5.800 фун-

тов стерлингов, вследствие чего было с радостью принято решение о том, что организации придётся зарабатывать больше денег. Но программа финансового планирования № 1 была задумана не только для этого.

При представлении программы финансового планирования № 1 предполагалось, что расходы организации будут МЕНЬШЕ, чем доход, но знание таких основных расходов будет давать исполнительному совету некоторое представление о том, сколько необходимо зарабатывать, чтобы хоть как-то выживать, и изредка организации потребуется прилагать дополнительные усилия, чтобы подтягивать свой доход до минимального уровня существования.

Поэтому к программе было добавлено следующее:

А. После выполнения вышеперечисленных действий необходимо вычислить средний недельный скорректированный валовой доход (CGI) за последние 4 месяца.

Б. Если основные расходы организации больше, чем средний еженедельный CGI, то необходимо сократить рабочие затраты и УРЕЗАТЬ организационные расходы до цифры, которая ниже среднего еженедельного CGI.

В. Если у организации есть ещё и неоплаченные счета, то тогда организационные расходы следует УРЕЗАТЬ даже ещё больше, чтобы дать возможность оплатить эти счета. Необходимо откладывать по крайней мере 10 или 15 процентов от среднего CGI за неделю для оплаты просроченных счетов, поэтому, урезая расходы, необходимо принимать в расчёт эту цифру. Как только просроченные счета будут оплачены, в ФП № 1 организации должны быть включены отчисления как минимум 5% от CGI на резервный счёт организации.

Даже если организация находится в положении, когда её доход больше, чем сумма счетов к оплате, подобная основополагающая информация поможет при планировании ещё большего расширения.

Поэтому исполнительный совет каждой организации должен собираться еженедельно с целью пересмотра основных рабочих затрат организации для того, чтобы действительно внедрять данную программу финансового планирования.

При использовании программы финансового планирования № 1 необходимо понимать, что она не устанавливает фиксированных еженедельных ассигнований для организации. Любая идея о неизменности ассигнований — абсолютная ложь и является просто попыткой избавиться от БАФ, чья работа заключается в том, чтобы распределять средства организации в зависимости от объёма производства организации.

Ожидается, что организации будут значительно расширяться и, следовательно, им потребуется большее пространство, больше материалов, необходимых для проведения курсов, больше действий по продвижению и т.д. Поэтому ФП № 1 организации необходимо регулярно пересматривать и приводить в соответствие с текущими потребностями.

Выживание организации определяется её платёжеспособностью. Платёжеспособность организации определяется тем, зарабатывает ли орга-

низация больше, чем тратит.

Очень важно, чтобы вы осуществляли финансовое планирование тщательно, поскольку, если вы не будете этого делать, под угрозой окажется как ваша зарплата, так и выживание всей организации.

Пересмотрено при содействии Отдела технических исследований и компиляций ЛРХ