Цель: Все время поддерживать полную и аккуратную запись настоящих и бывших сотрудников организации.

1) Должно быть две секции в файлах персонала:

(1) настоящие служащие,

(2) бывшие служащие.

Ведите папку каждого человека, нанятого организацией.

Папка должна содержать: дату найма, дату рождения, постоянный адрес, местный адрес, ближайшего родственника, квалификацию, название занимаемого поста или постов и продолжительность занимания, дату истечения срока найма и любые другие относящиеся к делу сведения, плюс копии тестов.

2) Опросите нового человека, определите его квалификацию для именно этого поста, договоритесь об оплате, определите его цели относительно работы в организации. После того, как новый человек нанят, дайте ему шляпную папку поста, который он будет занимать, убедясь в том, что папка укомплектована Удостоверьтесь, что обязанности поста поняты сотрудником. (Начальник отдела также должен пройти по обязанностям поста вместе с ним). Если для этого поста не существует папки (если это новый пост), соберите шляпную папку для поста и вручите человеку. Убедитесь - новый человек понимает цель поста, на который он заступает.

3) Передайте нового человека в руки начальника отдела, в чьем отделе он будет работать.

4) Поставьте в известность Секретаря ОХС когда человек заступает или уходит с поста (если это новый человек, также укажите адрес и дату рождения).

5) Озадачьте Регистратора установить корзинку для нового персонала (Секретарь ОХС должен оповестить Регистратуру об изменении постов, удалении корзин. АУП не извещает иначе Регистратуру о переменах в персонале - это идет в ОХС на утверждение, посылается на оргсхему и советуется Регистратуре сделать надлежащие изменения на корзинках.)

6) Известите человека, составляющего платежную ведомость, о новом персонале (и их зарплате), уходящем прежнем персонале или изменении обычного размера зарплаты персонала.

7) Перепроверьте позднее и удостоверьтесь, что человек дал описание его "шляпы" для шляпной папки - если этого не было сделано ранее - или убедитесь, что "шляпа" понята.

8) Должен существовать контрольный лист для Администратора по Управлению Персоналом, перечисляющий, что должно быть сделано, по-порядку, с помечанием каждого пункта, как выполненного. По завершении, положите контрольный лист в папку сотрудника, упомянутую в пункте 1.

9) Когда кто-то уходит из организации, соберите полную шляпную папку для каждой шляпы, которую он носил. 10) Любой штатный сотрудник при уходе из организации или когда происходит смена постов, должен представить его шляпную папку или папки Администратору по Управлению Персоналом/.