Существует очень определенный, часто неожиданный эффект, связанный с откладыванием. И он настолько силен, что может сокрушить статистики какой-либо области деятельности, в то время как эта область выглядит неистово работающей.
ОТКЛАДЫВАНИЕ (определение по Вебстеру): 3. сущ.: продолжительное накапливание невыполненной работы или неиспользуемых материалов; глаг.: накапливать как завал работы.
Завал работы происходит по различным причинам. Но двумя главными категориями являются:
(1) НЕВЫПОЛНЕНИЕ и
(2) ВЫПОЛНЕНИЕ НАПОЛОВИНУ.
Игнорирование того, что существует завал, отсутствие наблюдения за существующим персоналом, инакомыслящий персонал, нехватка персонала для того, чтобы справляться с обычными и повышенными объемами работы, отсутствие ноу-хау для исправления, отсутствие ресурсов и полный саботаж - вот некоторые причины, влекущие за собой НЕВЫПОЛНЕНИЕ.
ВЫПОЛНЕНИЕ НАПОЛОВИНУ так же плохо, как НЕВЫПОЛНЕНИЕ, так как они сдерживают область и загоняют ее в болото. Предположим, Детройт начал делать полу-автомобили. Все их ресурсы должны быть исчерпаны, и ничего нельзя реально произвести, вдобавок каждый должен будет неистово искать работу; тревоги доведут руководителя до невообразимой степени лихорадки, если не справиться с фактором невыполнения.
Однако выполнение наполовину не всегда видно так, как полавтомобиля. "Вы подготовили просьбу Бест&Компани?" - "О, да" Но это - безнадежный случай, поскольку необходимые бумаги были только наполовину подготовлены и заполнены.
Те же причины, которые описаны выше для НЕВЫПОЛНЕНИЯ, приводят и к ВЫПОЛНЕНИЮ НАПОЛОВИНУ.
Поэтому во многих неудачах мы находим НЕВЫПОЛНЕНИЕ и ВЫПОЛНЕНИЕ НАПОЛОВИНУ.
Наиболее ярким проявлением (есть и другие) НЕВЫПОЛНЕНИЯ и ВЫПОЛНЕНИЯ НАПОЛОВИНУ является накопление невыполненной работы.
К тому же ни один завал не лежит спокойно. Поскольку еще чтонибудь зависит от действий, которые выполняются, то возникнет напряжение или угроза того или иного типа в запущенной области.
Следовательно, когда деятельность становится запущенной, ЭТО ВЫЗЫВАЕТ НОВУЮ РАБОТУ. НЕ СВЯЗАННУЮ С УМЕНЬШЕНИЕМ ОБЪЕМА ЗАВАЛА.
Пример: страховая компания задерживает возмещение убытков. Потоки вопросов, требующих объяснений. Секция возмещения тратит все свое время на ответы на вопросы, не уменьшая количества претензий. Объем работы удваивается, утраивается, но претензии не оплачиваются.
ЗАВАЛ КАЖДЫЙ РАЗ УДВАИВАЕТ РАБОТУ, ПРИБАВЛЯЯ ДЕЙСТВИЯ, КОТОРЫЕ НЕОБХОДИМО ВЫПОЛНИТЬ.
Пример: центральный файл завалил работу по рассортировке текущих документов. Требования документов из него заставляют людей тратить все свое время, разрывая ЦФ на части в поисках нужных частиц.
ЗАВАЛ МОЖЕТ УВЕЛИЧИВАТЬСЯ ПРИБАВЛЕНИЕМ БЕСПОРЯДКА ИЗ-ЗА ПЕРЕДЕЛЫВАНИЯ ТОГО, ЧТО УЖЕ СДЕЛАНО.
Следовательно, завал вытаскивает на свет прошлую работу в то время, как создает будущую.
Пример: отдел персонала завалил свои файлы, что привело к завалу назначений. Это перегрузило области. Эти области стали с грохотом валиться на отдел персонала, требуя, чтобы он обеспечил их людьми Отдел так занят отражением людей, что не может назначать. Он находится в неистовой деятельности.
ЗАВАЛ ЗАЩИЩАЕТСЯ ОТ ТОГО, ЧТОБЫ ЕГО УСТРАНИЛИ.
Организация, имеющая несколько завалов, становится безумной и впадает в апатию.
Лечение заключается в следующем:
1. Найдите людей и поручите ВСЕМ работать, чтобы разгрести наиболее значительные завалы.
2. Найдите истинные ПОЧЕМУ завалов и устраните их так, чтобы потом поддерживать состояние настоящего времени (требуйте программу, следования ей и ее выполнения).
3. Проверьте персонал по книге "Проблемы работы".
4. Заставьте сотрудников проделать тренировочное упражнение 0 на их рабочих местах.
5. Предложите им дотрагиваться и отпускать их рабочие материалы или области.
6. Сделайте обзор позиций, которые показывают слабые места и причины невыполнения, выполнения наполовину и завалов.
7. Основываясь на обзоре, проведите жесткую кампанию по излечению от НЕВЫПОЛНЕНИЯ и ВЫПОЛНЕНИЯ НАПОЛОВИНУ.
8. Будьте беспощадны к любым зародышам будущих завалов.
Если вы видите область или организацию в апатии, знайте: это проистекает из невыполнения, выполнения наполовину и завалов - и устраните их.
Если вы видите неистово работающую область, знайте, что смотрите на невыполнение, выполнение наполовину и завалы - и устраните их прежде, чем они приведут область к куда более худшему состоянию - апатии.
Производство - основа морали.
Невыполнение и выполнение наполовину приводят к завалам.
Завалы разрушают возможность производства продукта в будущем.
Таким образом, вы знаете, что невыполнение и выполнение наполовину приводят к завалам.
Завалы будут препятствовать попыткам устранить их.
Вот то, что изматывает руководителей.
За спиной каждого провала будут невыполнение, выполнение наполовину и завалы.
Будьте готовы.
Динамит - это леденец на палочке по сравнению с такой взрывоопасной вещью.
Не говорите, что я вас не предупреждал.