Когда мы смотрим на организацию в её наиболее простой форме, когда мы ищем определённые ключевые действия или обстоятельства, заставляющие организацию работать, когда нам нужна очень простая и жизненно важная программа обучения людей, которая даст результаты, мы обнаруживаем, что необходимо выделить лишь несколько пунктов.
Цель организации — ЗАСТАВЛЯТЬ ПЛАНЫ СТАНОВИТЬСЯ РЕАЛЬНОСТЬЮ.
Мы приходим к точным, наиболее фундаментальным шагам, которые составляют администрирование.
Первый — это НАБЛЮДЕНИЕ. От начала и до конца наблюдение должно служить как тем, кто несёт ответственность за что-либо, так и тем, кто планирует. Когда наблюдение отсутствует, то само планирование, равно как и любой прогресс, могут стать нереальными, а приказы ошибочными и разрушительными. Наблюдение, в сущности, должно давать истину. Ничто не должно загрязнять или окрашивать его, так как это может привести к грубым ошибкам в действиях и в обучении.
Следующий — само ПЛАНИРОВАНИЕ. Планирование основано на мечтах, но оно должно соответствовать тому, в чём есть необходимость и потребность, и тому, что люди могут делать, даже имея преувеличенные фантазии и опасения. План должен содержать конкретные цели и сроки и быть упорядоченным по шагам и градиентам, иначе железная дорога будет прокладываться по океану, туннели — в горах, которых на самом деле не существует, а надстройки делаться на домах, которые ещё не построены.
Важнейшей частью плана является КОММУНИКАЦИЯ, и коммуникация должна быть такой, чтобы она могла быть понята и не могла быть понята неправильно. поскольку если те, кто контролирует, и те, кто выполняет, не знают своей части плана, они не смогут сделать свою долю работы и преспокойно могут контролировать и выполнять какое-то совершенно другое действие, оставляя ужасную брешь и даже какую-то организационную структуру, которая пожирает их время и деньги, хотя должна быть немедленно ликвидирована.
Следующий шаг — НАДЗОР, и надзор вдвойне необходим. Он служит в качестве передающей точки, до которой доводят планы, и от которой могут быть получены наблюдения в виде отчётов; она служит как терминал, который доводит до исполнителей планы в виде приказов и следит за тем, чтобы они действительно выполнялись. Это даёт вам своего рода оргсхему в виде центральной отдающей приказы точки, которая имеет другие передающие приказы точки, заботящиеся о своей части целого плана или программы. Эти точки также часто являются точками, беспокоящимися о локальных событиях, с которыми нужно справляться, и их слабое место в том, что они так увязают в своих локальных событиях, единичных случаях и чисто локальных заботах, что не уделяют или не могут уделить никакого внимания получению, передаче и контролю своей части главного плана.
Далее, есть ПРОИЗВОДИТЕЛИ, которые производят услугу, организационную структуру или продукт, требуемые планом. Многие планы замечательны во всех отношениях, кроме одного — назначения кого-то, кто действительно ВЫПОЛНИТ требуемые действия, которые сделают план реальностью. Главная ошибка — использовать людей, уже имеющих проекты и обязанности, которым посвящена их деятельность, и они, обладая знанием своей локальной области, видят, что нужно продолжать выполнять их любой ценой, но их заставляют бросить существующие программы и обязанности, чтобы заняться новой деятельностью лишь потому, что на новой деятельности сделан акцент в приказах, а старую деятельность фактически приказано прекратить. Старые компании и старые страны можно назвать “сборищами незаконченных и брошенных проектов, пришедшими в замешательство и терпящими неудачи”.
И, наконец, существует ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ — тот, кто будет пользоваться или получит выгоду от программы, когда она будет осуществлена и завершена. только когда планирование не принимает в расчёт этот элемент, вся программа может провалиться полностью, так как она, несмотря на мечты, труд и расходы, оказывается в итоге не имеющей никакой ценности. Поэтому все большие программы начинаются с понимания или опроса того, что требуется и необходимо; учёта количества и ценности тех, кто будет пользоваться этим; а также расчёта стоимости действий во времени, труда, материалов и финансов тех, кто так или иначе будет этим пользоваться, в сравнении с ценностью этого — даже если только эстетической — для них, даже если они только лишь знают, что обладают этим, или гордятся этим, или же чувствуют себя лучше или сильнее из-за того, что это сделано.
Итак, вот истинные шаги администрирования