Весь доход из какого угодно источника кладется в банк нетронутым и никогда не используется до того, как он положен в банк.

Все деньги выдаются чеком, даже когда они потом выдаются наличными.

Все операци записываются полностью и любая история, связанная с квитанциями или расходами, записывается на этой квитанции или на расходном ордере. Нет никакой причины делать историю расчетов вопросом памяти.

О всех финансовых поступлениях и расходах Бухгалтерия докладывает еженедельно (к 14 часам понедельника) Секретарю Организации или Секретарю Ассоциации. О них также докладывают главы отделов по своим ведомостям доходов и расходов.

Все закупки требуют разрешения на приобретение прежде, чем они могут быть сделаны. Если что-то покупается без разрешения на приобретение или без его одобрения, то сотрудник, который делает такую покупку, должен оплатить ее.

Проект бухгалтерского учета призван способствовать соблюдению финансовых инструкций персоналом.

Каждой фирме и каждому человеку — даже штатным сотрудникам — отведено место в наших учетных файлах в отдельной файловой папке. Одна фирма или один человек = одна папка. Все записи, счета, письма и все остальное, относящееся к ним, помещается в файл данного человека или в файл компании. Любой банковский или иной займ имеет свой собственный файл.

Аннулированные чеки и банковские выписки сохраняются в отдельных файлах в соответствии со счетами. Но там где это возможно с каждого чека с обеих сторон делается ксерокопия, которая хранится в папке фирмы, для которой чек был предназначен. В эти файлы также подшиваются относящиеся к ним копии квитанций и расходных ордеров.

Итоговая ведомость счетов на олату и выплат одной фирме хранится в папке этой фирмы.

Эти папки ежегодно отправляются в мертвый файл, когда они действительно утратили силу.

Каждый должник из любой компании, с которой мы имеем дело, имеет свой собственный файл и все связанные с этим бумаги хранятся там.

Все квитанции и бумаги, относящиеся к таким должникам, хранятся в этой файловой папке. Балансовая ведомость также хранится в этой папке.

Копия договора (ксерокопия) хранится в этом файле. Оригинал хранится в сейфе в файле ценных документов.

Это относится к любой компании, к любой фирме и к любому человеку, которые посылают или должны нам деньги, бумаги, т.д.

(Примечание: Цвета могут быть разными в разных регионах мира).

На все получаемые деньги выписываются квитанции с полными данными. Белая квитанция идет плательщику.

Желтая идет Супервайзеру Проекта или наиболее заинтересованному лицу. Красная идет в Бухгалтерию для подшивания в папки.

Голубая остается в машине и никогда не отделяется от своего последующего блока Квитанции используются для банковских операций, составления отчетов, балансов

Все выплаты, произведенные наличными или чеком, записываются на расходные ордера.

Расходные ордера по зарплате подписываются получателем, когда они еще в машине.

Номера чеков, номер счета фирмы, любые относящиеся к делу данные записываются на расходном ордере.

Белая копия посылается фирме в качестве дополнительного отчета, делая ненужными письма или другие бумаги. Это все, что сопровождает чек. (Все счета остаются у нас).

Одна копия расходного ордера идет наиболее заинтересованному Супервайзеру Проекта.

Одна копия идет в Бухгалтерию для включения в папку данной фирмы или человека.

Одна копия остается в машине и не отделяется от своего блока.

Все деньги хранятся в сейфе с момента их поступления, их берут оттуда только для вложения в банк.

Бухгалтер отвечает за них с момента получения им почтового перевода до их вложения в банк.

Бухгалтер должен давать долговое обязательство.

Все деньги, помещеные в банк, записываются на депозитных бланках с печатью банка. Эти бланки затем помещаются в файл вместе с банковскими записями, банковскими выписками и чеками. Сделанные банком денежные сборы записываются вместе с новыми квитанциями и банк должен отправлять их нам.

Корректировки и переводы в Бухгалтерии подлежат учету в расходных ордерах и должны вноситься в них. Они делаются чеком, а не письмом.

Когда начальник отдела получает свои квитанции и расходные ордера, он записывает их в соответствующих ведомостях и представляет их, за прошедшую неделю, к 14 часам понедельника Секретарю Ассоциации или Секретарю Организации, который затем передает их в Бухгалтерию.

Бухгалтерия подшивает их в соответствующие папки. Начальники отделов имеют доступ к этим папкам.

Бухгалтерия представляет также и свой собственный отчет.

Чек выписывается на какой-то банковский счет и представляется с полной папкой фирмы или человека, для которого он предназначен.

Общая сумма чеков вычисляется на отдельном бланке. Текущие банковские выписки также представляются. Эти вещи необходимы для оплаты любого счета.

Все счета, оплачиваемые по распоряжению о постоянных платежах, регистрируются обычном порядком в папках.

Оплачиваемые наличными счета требуют инициалов Секретаря Ассоциации или Секретаря Организации.

Раскладка дохода осуществляется еженедельно в соответствующих ведомостях после разделения копий квитанций по соответствующим группам. Суммы в каждой группе складываются на ленте. Результат суммирования итоговых сумм этих лент должен быть равен имеющейся на руках наличности. Затем наличные деньги вкладываются в банк на соответствующие счета как указано выше. Бумаги и все относящиеся к раскладке дохода рабочие листы включаются в конверт для этой недели.

Все ленты суммирования и другие учетные записи и все грубые (прикидочные) расчеты хранятся в Бухгалтерии в соответствующих файлах.