В случае, когда организация формируется, либо когда её статистики низкие, либо когда она функционирует плохо или терпит неудачи, эту ИД JIPX следует СРОЧНО привести в действие.
Так как исполнительный секретарь ОХС должен прежде всего заботиться о форме организации, он должен безотлагательно и без тени сомнения привести эту директиву в действие в тех областях, где она применима.
Когда в организации менее пяти человек, независимо от того, формируется ли она, либо функционирует плохо, либо терпит неудачи, поступайте следующим образом.
Если в организации менее трёх человек, доведите её штат до трёх человек, или это не организация.
Назначьте людей на следующие должности на оргсхеме:
Одитор самого высокого класса из этих троих - это исполнительный секретарь организации.
Тот, кто умеет печатать или руководить, - это исполнительный секретарь ОХС.
Тот, кто имеет наибольшее влияние на публику, - это исполнительный секретарь по работе с публикой.
На примере этих трёх человек вы можете впервые наблюдать отношение количества административного персонала к техническому: два к одному. В организации может быть двое или менее человек административного персонала на каждого технического сотрудника (одитора или инструктора). Никогда не должно быть более двух человек административного персонала на одного технического сотрудника.
Сколько бы функций вы ни увидели на оргсхеме из девяти отделений, каждый из исполнительных секретарей несёт ответственность за выполнение всех основных функций в его части организации.
Эту оргсхему можно свести к трём вышеуказанным сотрудникам и можно расширить до тысяч сотрудников.
В такой крохотной организации основные обязанности в самом простом виде следующие:
У исполнительного секретаря ОХС: форма организации, приёмная, регистрация, письма-приглашения на услуги, центральный файл, этика, персонал, внешний вид организации и сотрудников, любые обязанности коммуникатора ЛРХ или начальника отдела по официальным вопросам, коммуникация, юридические вопросы.
Функции, которые ДОЛЖНЫ выполняться для элементарного выживания организации, - это создание и поддержание формы организации, функции приёмной, регистрация и функции центрального файла. Именно эти действия организации приводят к получению дохода. Любому человеку, который покупает что-либо в организации, скажем он покупает книгу или курс у исполнительного секретаря по работе с публикой, ВЫДАЁТСЯ КВИТАНЦИЯ, на которой правильно и разборчиво написаны имя и адрес человека, а копия квитанции идёт в центральный файл - в папку, помещаемую в шкаф с папками. Если не выполнять этих действий, то в организации не будет записей, которыми бы мог воспользоваться регистратор, чтобы вступить в контакт с людьми и записать их на услуги, и, возможно, организация будет терпеть неудачи или обанкротится. Этим действием по администрированию пренебрегают больше всего, и это разрушительнее всего. Адреса для рассылки берутся в папках центрального файла, и таким образом появится файл адресов. Папки центрального файла никогда не устаревают, если только человек не умер или не просит изъять его из списка. Всё, что касается коммуникации с этим человеком, а также новые квитанции, заметки, сделанные при телефонных разговорах, и т.д. - всё идёт в его папку.
Исполнительный секретарь организации совмещает функции бухгалтерии, технического отделения и отделения квалификации. Элементарные кассовые операции, действия по оплате счетов (как регистратор, так и исполнительный секретарь по работе с публикой способны принять деньги и выдать квитанцию, передавая затем деньги с копией квитанции исполнительному секретарю организации) выполняются исполнительным секретарём организации. Весь одитинг и супервизирование основных курсов проводятся исполнительным секретарём организации. Такая комбинация обязанностей может показаться почти невероятной, но странность заключается в том, что исполнительные секретари организации справляются с этим, и я выполнял одновременно все три функции в маленькой организации. Фокус заключается в том, чтобы организовать своё время. Основные функции, которые должны выполняться, чтобы организация была успешной, - это защита фондов путём ведения записей, осуществление кассовых операций и оплата счетов, одитинг преклиров, обучение студентов и коррекция для провалившихся кейсов или медленных студентов. Если какая-либо из этих функций упущена, особенно коррекция (отделение квалификации), то организация будет давать сбои и терпеть неудачи.
Исполнительный секретарь по работе с публикой старается привлечь НОВЫХ людей. Он не работает с людьми, которые уже что-то приобрели, если только они не испытывают недовольства или у них нет разрыва АРО в отношении услуги и они не приводят его район деятельности в замешательство. В последнем случае он жёстко заставляет исполнительного секретаря ОХС обеспечить приход этих людей в организацию и урегулировать эту ситуацию, а исполнительного секретаря организации или вышестоящую организацию (предпочтительно) - провести им улаживание как трудным кейсам. Если исполнительный секретарь ОХС не может урегулировать ситуацию или у исполнительного секретаря организации есть нарушения технологии, исполнительному секретарю по работе с публикой тяжело будет разрешить эту проблему. С помощью начальных курсов для публики, лекций, воскресных служб, приглашений, контактов и продажи книг - с помощью множества способов исполнительный секретарь по работе с публикой приводит людей в организацию. Когда они находятся в организации и получают какую-нибудь услугу, исполнительный секретарь ОХС записывает их на более продвинутые и более дорогостоящие одитинг и обучение. Исполнительный секретарь по работе с публикой также проводит сессии группового процессинга, взаимный одитинг и составляет график такой деятельности. Максимально быстро он вводит в действие программу по работе с внештатными сотрудниками, привлекая людей, которые уже получили услугу. Частью этой программы является получение от людей историй успеха.
ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ СЕКРЕТАРЬ ПО РАБОТЕ С ПУБЛИКОЙ ДВА РАЗА В МЕСЯЦ ВЫПУСКАЕТ ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЛИСТ ДЛЯ СВОИХ ВНЕШТАТНЫХ СОТРУДНИКОВ, В КОТОРОМ ОН РАССКАЗЫВАЕТ ОБ УСПЕШНЫХ И НЕУСПЕШНЫХ ДЕЙСТВИЯХ. ОН УГОВАРИВАЕТ МИССИИ ПОСЫЛАТЬ ЛЮДЕЙ В ЕГО ОРГАНИЗАЦИЮ И ДАЁТ ИМ СОВЕТЫ, КОТОРЫЕ ГЛАВНЫМ ОБРАЗОМ ОСНОВАНЫ НА УСПЕШНЫХ ДЕЙСТВИЯХ ДРУГИХ МИССИЙ. ОН ПОСТОЯННО НАХОДИТСЯ В КУРСЕ ТОГО, что ПРИВОДИТ К УСПЕХХ НЕ ПЕРЕСТАЁТ СООБЩАТЬ ОБ ЭТОМ ДРУГИМ И СНОВА ЗНАКОМИТЬСЯ С ТЕКУЩИМ ПОЛОЖЕНИЕМ ДЕЛ ПОСРЕДСТВОМ ПОСТОЯННОГО НАБЛЮДЕНИЯ. Он также продаёт членства, равно как и книги, плёнки, Е-метры, символику. Существуют различные методы привлечения новых людей в организацию. Необходимо следовать формуле: делать упор на том, что было успешным, и оставлять то, что не было успешным. Однако все вышеуказанные функции выполняет исполнительный секретарь по работе с публикой. Он также является администратором по связям с общественностью и старается установить контроль над связями с общественностью в области деятельности (это означает, что он работает с областью деятельности таким образом, что в результате об организации складывается хорошее мнение), как бы трудно ни было это сделать там, где есть активный враг, или район деятельности приведён в замешательство, или выходят враждебные статьи в прессе.
ЗАВАЛЫ НА ЛИНИЯХ ТЕХНИЧЕСКОГО ОТДЕЛЕНИЯ - это основная угроза организации. Если организация не может предоставлять одитинг, то вскоре обнаружится, что преклиры не идут на услуги. Вообще не должно существовать завалов на линиях технического отделения или отделения квалификации, и эти завалы следует разгребать.
В организации дела идут гораздо лучше, если она продаёт курсы, и когда есть тенденция к завалу в работе с преклирами, организация (на долговременной основе) увеличивает свой технический персонал и начинает (на краткосрочной основе) активно предоставлять курсы, так как нет предела числу студентов, с которыми можно работать. Студенты также являются более хорошими распространителями, а организация, которая только занимается одитингом, остаётся маленькой, и издержки при её работе выше.
Всякий раз, когда в организации в техническом отделении или отделении квалификации есть завал, обычно объявляется «одиторский аврал».
Весь административный персонал помогает составлять расписания и доставлять преклиров одиторам, с тем чтобы не заставлять преклиров ждать, а одиторов - терять своё время.
Ежедневно, до тех пор пока не будет устранён завал, весь технически обученный персонал организации в течение определённого количества часов предоставляет одитинг в техническом отделении и отделении квалификации, а определённое количество часов проводит на своих постах.
Слишком много одиторских авралов могут развалить организацию на части. Они проводятся, только пока есть завал. Если авралы слишком часты, исполнительный секретарь ОХС должен нанять для помощи добровольных (но оплачиваемых) внештатных одиторов. (Таким образом Мэри Сью Хаббард всегда успешно справлялась с завалами в технических отделениях.) Исполнительный секретарь ОХС отвечает за персонал, и если персонала не хватает, в особенности технического персонала, значит исполнительный секретарь ОХС не предпринимает достаточно усилий для получения персонала и у него нет программы, чтобы пополнить штат подходящими одиторами или квалифицированными одиторами. Такие программы жизненно важны; обучение и содержание одиторов - это немалые затраты. Программа «Укради одиторов класса VI или класса VIII из другой организации» как нечестна, так и разрушительна и в конце концов бьёт по самой организации. Программы прохождения интернатуры студентами помогают решить эту проблему. Эти программы можно найти в недавно изданных инструктивных письмах.
Выше описана организация, деятельность которой осуществляется тремя людьми. Однако это относится и ко всем организациям. Это круговое движение. Исполнительный секретарь ОХС, разум, направляет людей в тело организации, к исполнительному секретарю организации, который направляет их к исполнительному секретарю по работе с публикой в качестве ВНСов и продукта, представляющего собой основу для работы в районе деятельности. Из района деятельности организации, активизированного людьми, получившими процессинг и обучение, исполнительный секретарь по работе с публикой направляет новых людей исполнительному секретарю ОХС, и это идёт по кругу.
Если технология, целостность организации, а также её услуги находятся на высоком уровне, вы получаете расширение. Больше людей, обладающих знаниями, находящихся в районе деятельности, активизируют больше и больше людей, которых затем направляют к исполнительному секретарю ОХС, и так далее. Далее и далее по кругу.
Этот цикл прерывается только в результате невнимательного отношения при предоставлении услуг или при низком качестве услуг, что приводит к разрывам АРО в районе деятельности, которые, если их не уладить, кладут конец расширению. Даже атаки конкурентов и прессы никогда не останавливали этот цикл. Цикл останавливается только в результате невнимательного отношения при предоставлении услуг, невнимательного отношения персонала к своим обязанностям или низкого качества услуг. ОРГАНИЗАЦИЯ, КОТОРАЯ ВЕРИТ В СУЩЕСТВОВАНИЕ КАКИХ-ЛИБО ЕЩЁ ПРИЧИН, ВВОДИТ СЕБЯ В ЗАБЛУЖДЕНИЕ. Поэтому организация и функция - это всё.
Сколько бы ни было в организации штатных сотрудников, вышеизложенные части организации, функции и действия остаются в силе.
Происходит следующее: у исполнительного секретаря ОХС, исполнительного секретаря организации и исполнительного секретаря по работе с публикой начинают появляться помощники. У их постов есть названия. Кажется, что оргсхема становится больше. Но это всегда одна и та же оргсхема, одни и те же функции.
Скажем, у нас сейчас есть исполнительный секретарь ОХС, исполнительный секретарь организации и исполнительный секретарь по работе с публикой. И у нас есть ещё два штатных сотрудника - в результате получается пятеро.
Один из них одитор. Один печатает на машинке. Так как отношение количества административного персонала к техническому у вас никогда не должно быть больше, чем два к одному, и, если возможно, отношение должно быть меньше (оно тем меньше, чем больше организация, поэтому в организации со штатом в пятьдесят человек половина - технический персонал, и в финансовом отношении её дела будут плохи, если половина людей не будет техническим персоналом), то из этих двух новых людей одитор идёт к исполнительному секретарю организации, чтобы помогать одитировать и обучать, а машинистка идёт к исполнительному секретарю ОХС, чтобы помогать писать письма людям, чьи имена находятся в центральном файле.
Теперь, скажем, у нас появилось пятеро кандидатов в штат, которые не проходили технического обучения. Очевидно, четверо должны пойти на техническое обучение перед вступлением в штат, а один может временно пойти к исполнительному секретарю по работе с публикой.
Тем временем у исполнительного секретаря организации выпускается несколько студентов, так что исполнительный секретарь ОХС убеждает некоторых пройти интернатуру, что помогает исполнительному секретарю организации.
Так всё и идёт. Функций постепенно становится больше, но они всегда направлены на то, чтобы помочь исполнительному секретарю ОХС, исполнительному секретарю организации или исполнительному секретарю по работе с публикой.
Обычно вы заполняете посты по мере того, как начинает отмечаться перегрузка. Но вы всегда делаете упор на отдел регистрации, отдел технических услуг и отдел продвижения.
В области исполнительного секретаря ОХС шляпы могут совмещаться следующим образом: коммуникатор ЛPX - секретарь местного OXC - администратор по этике.
В областях, испытывающих давление извне, мы стараемся сделать так, чтобы начальник отдела по официальным вопросам носил одну шляпу - шляпу, относящуюся к области деятельности офиса по официальным вопросам. Это шляпа, охватывающая множество разнообразных вещей, это что-то вроде переднего края войск.
Так как должность коммуникатора ЛPX была выделена из старых шляп секретаря местного ОХС и так как секретари местного ОХС были первыми коммуникаторами ЛPX, эти две шляпы сочетаются очень легко.
Там, где есть коммуникатор JIPX, имеющий только эту шляпу, в организации должно быть сорок-пятьдесят человек.
В организации большего размера более важно иметь администратора по этике, который имел бы только эту шляпу, но если нет такого человека, это должно быть особой обязанностью исполнительного секретаря ОХС или секретаря местного ОХС.
По ходу борьбы за увеличение количества технического персонала исполнительный секретарь организации обнаруживает, что он вполне может избавить себя от выполнения функций бухгалтерии, и вслед за назначением технического персонала идёт назначение персонала в бухгалтерию. В более ранней оргполитике не содержится этого утверждения. Исполнительный секретарь организации назначает своих лучших одиторов на работу в отделение квалификации, но он продолжает проводить технические действия до тех пор, пока организация не достигнет таких размеров, что можно будет благополучно оставить эту деятельность. Согласно ранней оргполитике об одиторах класса VIII, они помещались в отделение квалификации. Однако там предполагалось, что организация уже существует. Одитор класса VIII в маленькой организации должен быть исполнительным секретарём организации и кейс-супервайзером, а также должен одитировать. Только позже, когда будет намного больше штатных сотрудников, он перестанет быть кейс-супервайзером.
На ранней стадии исполнительный секретарь организации разделяет обучение и процессинг на два отдела и наконец выделяет отделение квалификации. Пока у него не будет достаточного потока для отделения
квалификации, он приводит в порядок преклиров, в работе с которыми другие одиторы допустили грубые промахи. Но если в маленькой организации исполнительный секретарь организации очень умён, он сразу же отфутболивает всех «проваленных», трудных преклиров в организацию большего размера и довольствуется тем, что собирает с этого комиссионные как ВНС, поскольку такие преклиры останавливают потоки на его линиях, или, возможно, на местном уровне мастерство одиторов недостаточно для того, чтобы им помочь. Для этого-то и нужны организации большего размера: чтобы работать с более трудными преклирами.
Исполнительный секретарь по работе с публикой и его сотрудники сосредотачиваются на своих маленьких курсах, продажах книг и работе с журналами; это те зоны, которые ему, по логике, следует заполнять, и по мере достижения большего успеха в этом, он пытается поставить на пост директора отдела клирования с отдельной шляпой, чтобы руководить действиями ВНСов.
Мы рассмотрели маленькую организацию, но всё это относится и к организации, которая уменьшилась.
Единственные реальные причины, по которым организация уменьшается, следующие:
а. В организации следовали незаконным или деструктивным приказам, полученным сверху;
б. Организация не выполняла свою работу как организация - так, как это описано ранее в этом письме; другими словами, она была дезорганизована;
в. Она не смогла предоставить хорошие услуги, и её район деятельности был приведён в замешательство разрывами АРО;
г. Она не давала исходящий поток (письма, журналы; исполни тельный секретарь по работе с публикой не работал);
д. Она не обучала свой персонал и не предоставляла ему процессинг;
е. Персонал не выглядел достаточно профессионально и не вёл себя должным образом, или помещения не выглядели профессионально;
ж. Организация допускала большие завалы, не предоставляя технические услуги быстро и качественно;
з. Она устанавливала скорость записи на услуги, исходя из того, с чем хотел бы работать (или организовать работу) ленивый исполнительный секретарь организации;
и. Она допустила странное соотношение количества административного персонала к техническому;
к. Она подверглась подавлению изнутри, из-за чего лишилась хороших сотрудников и безопасного окружения, и при этом никто не обнаружил ПЛ;
л. Она позволила украсть одиторов, которых за большие деньги переманили в миссии;
м. Она позволила превратить набор персонала в «нахлебничество». Чтобы разрешить эти и другие трудности, нужно:
А. Сконфронтировать те факты, из-за которых это произошло;
Б. Энергично исправить это;
В. Внедрить схему и действия, приведённые в этом письме, ПРЯМО СЕЙЧАС, немедленно.
Чтобы использовать эту ИД для реорганизации какой-либо организации и для повышения её эффективности, ещё раз изучите изложенные здесь основные функции исполнительного секретаря ОХС, исполнительного секретаря организации и исполнительного секретаря по работе с публикой, подумайте о том, что эти три человека - те, кто работают в организации и нуждаются в помощи. Не думайте, что они руководители. Подумайте о том, что исполнительный секретарь ОХС очень занят выполнением функций, связанных с интервьюированием регистрацией-коммуникацией-этикой, представьте себе, что у исполнительного секретаря организации по горло работы с преклирами и студентами и что он составляет бухгалтерские отчеты в перерывах между кейс-супервизированием и чтением лекций; подумайте о том, что исполнительный секретарь по работе с публикой мечется по своей области, пытаясь убедить людей прийти на услуги, направляет действия продавцов-внештатников, организует группы, размещает книги в книжных магазинах и собирает вырученные деньги, - и вы увидите их в таком свете, как это и следовало бы ожидать: это люди, которые действуют, но нуждаются в помощи. Если вы будете рассматривать их как распорядителей судеб высокого ранга, белоручек, которые действуют благодаря каким-то таинственным силам и которые требуют чего-то, что невозможно понять, - организация уже потерпела неудачу. Мы, на вершине Саентологии, работаем и работаем много и упорно. А наши обязанности примерно описаны в начале этой ИД. На самом верху я до сих пор кейс-супервизирую папки преклиров или внимательно наблюдаю за кейс-супервизированием в области. Я до сих пор добиваюсь, чтобы студенты завершали курсы. Я вмешиваюсь, когда вижу по вашим бухгалтерским книгам, что перевёрнуто соотношение «наличные - счета к оплате». Я работаю и в других двух секторах исполнительных секретарей, на самом деле работаю в них, и помимо этого ношу свою писательскую шляпу и шляпу исследователя.
Прямо в этот момент я лично привожу в порядок вашу организацию.
Первый вопрос, который я задаю:
«Выполнили ли вы уже в основном этическую программу №1? Немедленно позаботьтесь о том, чтобы результаты были запечатаны и отосланы».
Второй вопрос:
«Есть ли у вас завал в техническом отделении или отделении квалификации? Сколько у вас одиторов во всей организации?
Хорошо, позаботьтесь, чтобы немедленно был объявлен одиторский аврал, сегодня!».
Третий вопрос:
«Как насчёт разрывов АРО в вашем районе деятельности? Хорошо, исполнительный секретарь по работе с публикой, соберите этих людей и приведите их к исполнительному секретарю ОХС, а затем в отделение квалификации, чтобы вытащить у них оверты. Оверты? Вы не ослышались. Оверты. Затем введите их рудименты жизни».
Четвёртый вопрос:
«Исполнительный секретарь по работе с публикой, где ваш этнический опрос-исследование относительно того, что местные жители думают о том, как должен быть одет персонал, чтобы выглядеть более профессионально? Сделайте его и, в соответствии с приказом исполнительного секретаря ОХС, выбейте деньги у исполнительного секретаря организации и купите одежду для этических высокостатов и для надёжных руководителей на контракте. И добейтесь, чтобы в организации всё вымыли и прибрали».
Пятый вопрос:
«Каков ваш исходящий поток? Это недостаточно хорошо. Организуйте его: журнал, информационные комплекты, письма регистратора по письмам. Аврал по любому циклу, связанному с упаковкой и рассылкой».
Шестой вопрос:
«Насколько аккуратный и полный у вас ЦФ? Достаньте все-все папки с антресолей и, используя все возможности, добейтесь, чтобы начал осуществляться проект по ЦФ».
Седьмой вопрос:
«В каком состоянии ваш файл адресов? Хорошо. Используя все возможности, пересмотрите его, чтобы он служил точным указателем центрального файла. Тем временем используйте его».
Восьмой вопрос:
«Каково у вас соотношение административного и технического персонала? Хорошо, поместите обученных одиторов в техническое отделение и отделение квалификации, сняв их с административных постов. Назначьте одного человека к исполнительному секретарю ОХС и одного - к исполнительному секретарю по работе с публикой, чтобы достичь отношения два к одному, а остальных - на полное время обучения. Немедленно обеспечьте работу по набору людей в персонал, сразу отбирая тех, кто будут этическими высокостатами. Хорошо, давайте назначать на должности, получая столько стабильных постов, сколько мы в состоянии получить, но там, где мы не можем охватить все обязанности, люди должны носить по две, по три шляпы».
Девятый вопрос:
«Как идёт программа №1 по обучению персонала? Хорошо, устраните препятствия, возникшие у этих людей. Как только они будут готовы, пусть они получат одитинг».
Десятый вопрос:
«Какие студенты у вас на курсе продвигаются медленно и склонны к уходам? Хорошо, регистратор, вот БОХС от 23 ноября 1969 года. Исполнительный секретарь организации должен провести фронтальную проверку одиторам технического отделения и регистратору, чтобы те применяли его и продавали каждому медленному студенту пятичасовой “Интенсив по спасению студента”».
Одиннадцатый вопрос:
«Есть ли у вас список сотрудников, разорвав ших контракт и покинувших штат организации? Передайте его людям исполнительного секретаря ОХС для принятия мер. А, вы говорите, что некоторых одиторов класса VIII, которых вы обучили, переманила вышестоящая организация и миссии? Что ж, мы обойдёмся тем, что у нас есть, и будем одитировать теми силами, которые у нас есть, а я передам имена тех, кто нарушил контракт, в Морскую организацию, чтобы этим людям (как я им не завидую) уделили внимание».
«Вы говорите, что делать с поставщиками, с врагами, что делать с завершённым наполовину проектом по опросу продавцов? Хорошо, я вам скажу. Вы направляете всё это соответствующим исполнительным секретарям, а врага - в отдел по официальным вопросам, и разверните активную деятельность. Вы никогда не отклируете планету, сидя здесь и беспокоясь. Помните старое изречение? Когда всё остальное не удаётся, делайте, что сказал Рон».
С любовью, Рон
В пересмотре содействовал Отдел технических исследований и компиляций ЛPX