(В 1965 году, когда это инструктивное письмо было написано первоначально, проведение финансового планирования входило в шляпу рекомендательного совета. В то время рекомендательный совет состоял из старших руководителей организации. Позже, с введением оргсхемы из семи отделений, то, что было рекомендательным советом стало исполнительным советом, а совет глав отделений стал рекомендательным советом. Из-за введения этого изменения, некоторые сотрудники ошибочно полагали, что за финансовое планирование в конечном счёте отвечают главы отделений, что, конечно же, невозможно, поскольку именно исполнительный совет несёт ответственность за платёжеспособность организации, как это ясно изложено в ИП ОХС 21 декабря 1966 II «Исполнительный совет». Правда заключается в том, что исполнительный совет несёт ответственность за проведение финансового планирования и за принятие мер по тем предложениям, которые даёт рекомендательный совет, а рекомендательный совет, в свою очередь, получает предложения от начальников отделов.
Поэтому, первоначальное ИП ОХС было изменено в соответствии с новыми данными, чтобы отразить те изменения (включая правило БАФ в отношении финансового планирования), которые произошли с того времени, когда это письмо было издано впервые.)
Ссылки:
ИП ОХС от 31 окт. 1982 Серия «Финансы», 30 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
ИП ОХС от 21 дек. 1966 II ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ СОВЕТ Инструктивные письма серии «Финансы»
«Финансовое планирование» означает способ обращения с деньгами и активами организации, имеющий целью поддерживать превышение дохода над расходами.
Шляпу по осуществлению финансового планирования в конечном счёте носит исполнительный совет, так как именно он отвечает за успех деятельности всей организации.
В этом ему помогает рекомендательный совет, чья ответственность заключается в оказании помощи исполнительному совету в составлении плана, направленного на достижение платёжеспособности организации, и в предложении исполнительному совету разумных и способствующих выживанию идей по получению дохода, а также по работе с доходами и активами организации. Рекомендательный совет, в свою очередь, получает предложения от начальников отделов.
Как только исполнительный совет рассматривает и утверждает финансовое планирование, оно направляется банковскому администратору Флага для утверждения ассигнований. Окончательное утверждение ассигнований — это шляпа БАФ, и он может утвердить их в том виде, в котором они были предложены, уменьшить или увеличить их в соответствии с оргполитикой, изданной в серии «Финансы», чтобы ассигнования привели к повышению дохода и производства. При выполнении этого действия БАФ может не принимать во внимание предложения исполнительного совета — его решение окончательное. Если исполнительный совет надлежащим образом выполняет свои обязанности по финансовому планированию и добивается от организации необходимого дохода и ожидаемого производства, БАФ просто убеждается в этом сам, проверяет, верны ли суммы затребованных ассигнований, а затем переводит утверждённые ассигнования на счета организации.
Действия по финансовому планированию заключаются в следующем:
Все дела, затрагивающие финансовое здоровье организации, должны рассматриваться и утверждаться исполнительным советом и одобряться БАФ.
В то время как общее финансовое планирование для целей платёжеспособности организации, которое должно проводиться с расчётом на средний промежуток времени (как при выполнении программы финансового планирования № 1 и любых других программ, рассчитанных на более длительный промежуток времени и соответствующих какому-либо стратегическому планированию для организации), непосредственная работа с доходом организации и её активами проводится еженедельно.
Еженедельное ФП проводится каждый четверг вечером и является жизненно важной частью заседания исполнительного совета, которое проводится по итогам прошедшей недели. Исполнительный совет направляет завершённое финансовое планирование банковскому администратору Флага для окончательного утверждения.
Поэтому все три главных сводки, которые всегда требовались для проведения стандартного ФП (ежемесячная сводка счетов к оплате, ежемесячная сводка банковских счетов организации и сводка возможных поступлений в доход по долговым распискам), требуются и сейчас. Они отражают информацию за весь месяц, но для проведения еженедельного ФП их, кроме того, необходимо еженедельно обновлять, внося последние изменения.
Секция расходов предоставляет сведения, без которых невозможно провести финансовое планирование.
Вот краткий перечень сведений, которые необходимы для проведения финансового планирования:
Секция расходов помещает все поступающие счета к оплате в файлы расходов. Заказы на приобретение также помещаются в эти файлы (как только осуществляется какое-либо приобретение).
(См. ИП ОХС от 2 марта 1965 «Помещение заказов на приобретение в файлы».)
Повторяющиеся счета и заказы на приобретение складываются в папку,
заведённую для сбора материалов на каждую компанию, чьими услугами организация пользуется регулярно. Счета и заказы на приобретение, оплачиваемые один раз, помещаются в отдельную папку за один месяц.
Секция расходов сделала размножаемую на мимеографе форму. Это ежемесячная сводка счетов к оплате.
Данная форма содержит название каждой компании, с которой организация имеет дело, а также пустые строки, с тем чтобы можно было добавлять названия новых компаний в алфавитном порядке.
Эта форма состоит из четырёх колонок. Первая колонка — название компании, которой должны какую-либо сумму. Вторая — общая сумма денег, которую организация должна этой компании. Третья — сумма, которая просрочена. Четвёртая колонка — месяц, когда это счёт был просрочен.
Все счета к оплате помещаются в файлы по поступлении. Их не хранят отдельно. Их помещают в папки. Это важно. Никто не должен оплачивать эти счета сразу по их получении, так же как и не должен их накапливать. Счета к оплате следует быстро помещать в файлы.
После этого папки берутся по порядку и составляется ежемесячная сводка счетов к оплате. Счета из каждой папки проверяются на правильность их оформления, приводятся в порядок и заносятся в ежемесячную сводку счетов к оплате. Заказы на приобретение, по которым была сделана покупка, но по которым никакого счёта ещё не поступало, должны быть помещены в файл. Кроме того, информацию о том, что эти деньги мы должны, нужно занести в ежемесячную сводку счетов к оплате, поскольку (независимо от того, поступил счёт или нет) эти деньги являются нашим долгом.
Эта система терпит неудачу из-за того, что заводится слишком много папок.
Папка заводится только на постоянного кредитора, то есть на того, с кем организация имеет дело постоянно, например на компанию, которая предоставляет нам электричество, на того, у кого мы арендуем помещение, и на компанию, у которой мы заказываем бумагу, и т.д. Счета к оплате, поступающие от нерегулярного кредитора, и заказы на приобретение для их оплаты помещаются в папку нерегулярных счетов к оплате за данный месяц.
Каждый раз, когда составляется ежемесячная сводка счетов к оплате, следует снова просматривать папки нерегулярного кредитора за предыдущие месяцы, содержащие неоплаченные счета и использованные-но-всё-ещё-неоплаченные заказы на приобретение, и добавлять данные из них в эту сводку.
Благодаря этой сводке становится ясна общая сумма (сумма за весь месяц), которую должна выплатить организация. Таким образом, существуют сводки за каждый месяц.
Хотя эта сводка готовится и используется в форме месячной сводки, обновлять её необходимо каждую неделю, чтобы те, кто имеют дело с финансовым планированием, имели точную картину по счетам к оплате.
Ежемесячная сводка счетов к оплате с обновлённой информацией на данную неделю, должна быть в распоряжении исполнительного совета, с тем чтобы тот мог провести в четверг вечером совещание, в ходе которого проводится и ФП.
Секция сверок банковских выписок, которая находится в отделе документации, активов и материальной части, составляет документ, в котором отражено сколько денежных средств на банковском счёте, и в который внесены самые последние изменения. Он делает это одновременно с подготовкой ежемесячной сводки счетов к оплате.
Эта секция (одновременно с составлением ежемесячной сводки счетов к оплате) осуществляет сверку всех банковских выписок, скрепляет с корешками все оплаченные чеки — короче говоря, убеждается, что нет никаких банковских ошибок и упущений.
Затем подготавливается ежемесячная сводка банковских счетов организации, показывающая, какая сумма находится на каждом банковском счёте. Её также размножают на мимеографе в виде бланка с указанием названий используемых банков, неоплаченных чеков и т.д. Помимо этого в ней содержатся сведения об общем количестве денег организации в каждом из банков.
В этой форме есть также раздел, посвященный просроченным займам, которые организация должна оплатить.
Форма ежемесячной сводки банковских счетов организации, однажды составленная, пополняется последними сведениями и подаётся на рассмотрение исполнительному совету каждый четверг вечером для проведения финансового планирования.
Секция денежных сборов в отделе доходов представляет исполнительному совету форму под названием «Сводка возможных поступлений в доход по долговым распискам».
Эта форма содержит сведения о денежных суммах, которые можно собрать по долговым распискам и просроченным долговым распискам, а также о том количестве денег (по долговым распискам), которое пока явно не может быть получено. Суммы складываются, и получается общий предоставленный организацией кредит.
В этой форме указывается сумма платежей, поступивших за прошедший месяц (с первого по последнее число месяца).
В ней приводится количество уведомлений о состоянии счёта, разосланных по почте должникам за только что закончившийся месяц.
В ней приводится количество людей с просроченными долговыми расписками, которые ещё не передали начальнику отдела клирования и не послали внештатным сотрудникам.
Сводка возможных поступлений в доход по долговым распискам еженедельно приводится в соответствие с текущими данными. Эта сводка вместе с ежемесячной сводкой счетов к оплате и ежемесячной сводкой банковских счетов организации вовремя предоставляется исполнительному совету каждый четверг вечером для проведения еженедельного финансового планирования.
Первое действие исполнительного совета — подготовить и размножить на мимеографе три вышеописанные формы.
Второе действие исполнительного совета — убедиться в том, что бухгалтерия настолько хорошо организована, что способна составлять эти формы без затруднений, что файлы бухгалтерии организованы таким образом, что это позволяет сделать сказанное выше; тогда же исполнительный совет должен убедиться в том, что существует персонал для ведения этих файлов.
Третье действие исполнительного совета — убедиться в том, что ответственные за составление форм знают это инструктивное письмо и другие инструктивные письма по этому вопросу.
Четвёртое действие исполнительного совета — убедиться в том, что он получает надлежащие формы, данные в которых еженедельно обновляются и которые готовы для использования на финансовом планировании.
Пятое действие исполнительного совета (это действие, которое он выполняет постоянно) — неизменно убеждаться в том, что сведения в данных формах точны, соответствуют действительности, не содержат обобщений и «грубых подсчётов».
Шестое и наиболее важное действие, выполняемое еженедельно, — планировать финансы на основе описанных выше трёх отчётов и ограничивать количество заказов на приобретения, численность персонала и всего, что необходимо, чтобы достичь «доход больше, чем расход» и добиться платёжеспособности организации или же сохранить её.
Завершив работу над финансовым планированием, исполнительный совет направляет ФП банковскому администратору Флага для окончательного одобрения.
Действия исполнительного совета по назначению состояний отделениям на основе главных статистик отделения, его действия по приведению в порядок отделений, находящихся в состоянии Чрезвычайного положения, по укреплению состояний Изобилия и по введению действий по продвижению согласно ИП ОХ С 20 ноября 1965ПБ I «Действия организации по продвижению» приведут к тому, что доход будет расти.
Гораздо важнее поддерживать рост дохода, нежели экономить деньги за счёт ограничений финансового планирования. Формула состояния Чрезвычайного положения на самом деле утверждает, что сначала идёт продвижение, а затем — экономия. Продвижение идёт в первую очередь.
Но экономия тоже жизненно важна. Экономия осуществляется исходя из дохода.
Когда доход сильно падает, исполнительный совет просто ставит крест на всех заказах на приобретение кроме тех, которые жизненно необходимы для продвижения. (Отделения в состоянии Чрезвычайного положения иногда склонны требовать чрезмерно дорогие или неразумные приобретения.)
Для линии подписания чеков необходимы все три указанных выше отчёта (в том виде, в каком они в последний раз были подготовлены), а также лента со списком сумм по всем оплаченным с того времени чекам.
Следовательно, изданная ранее оргполитика в отношении подписания чеков теперь требует двух других ежемесячных отчётов, также как и ряд других уже названных вещей.
К этой оргполитике добавляется также то, что лицо, полномочное подписывать чеки, прежде чем подписать чек, должно получить на руки последние приказы одобренного финансового планирования.
Очень легко спутать линию подписания чеков с линией финансового планирования.
Они, тем не менее, совершенно разные.
Любой чек подписывается только после того, как финансовое планирование проведено и одобрено, и тот, кто подписывает чек, должен иметь перед собой все отчёты финансового планирования и принятые на нём решения.
Подписание чека является следующим после ФП действием и является результатом принятых на финансовом планировании решений.
Оплачивается только то, что разрешило оплатить финансовое планирование, и только в таком размере, в котором им указано.
После того, как финансовое планирование определило, что оплатить, а что нет, отдел расходов оформляет чеки и передаёт их лицам, полномочным их подписывать.
Чеки, которые подписывают на этом этапе, подписывают на основании того, что еженедельно одобряет финансовое планирование, например:
«Франкировальная машина может быть оплачена на следующей неделе, а также выплачены комиссионные ВНС и выделены деньги на мелкие расходы в размере до _».
Это, будучи частью протоколов финансового планирования, составляемых на каждом совещании, представляет собой указания, на основе которых еженедельно подготавливаются, подаются на подпись, подписываются и оплачиваются чеки.
Если все изложенные выше действия не будут выполняться, организация на самом деле не сможет процветать, будет иметь плохую репутацию и в целом будет испытывать неприятности.
Доход необходимо получать. Доход получают благодаря планированию дохода и благодаря требованию получить доход, а также за счёт того, что отделения выполняют свои действия по продвижению услуг и поддерживают рост статистик. Механизм такой: работа с главными статистиками отделений, назначение состояний, проведение расследований, назначение состояния Чрезвычайного положения тем отделениям, которые действительно в нём находятся, и укрепление тех действий, которые приводили к Изобилию. Всё это осуществляется посредством личных инспекций, проводимых членами исполнительного совета. Это первое действие исполнительного совета по назначению состояний отделениям. Иногда, если отделение слишком долго находится в Чрезвычайном положении, исполнительный совет должен распорядиться о проверке кейсов персонала этого отделения на Е-метре, так как наверняка присутствует ПЛ.
На финансовом планировании вы защищаете то, что вводите в действие, исходя из изложенного выше.
Лица, полномочные подписывать чеки, и лица, полномочные одобрять заказы на приобретения, не обязательно должны быть членами исполнительного совета, но независимо от того, являются ли они таковыми или нет, они полностью руководствуются последними утверждёнными директивами финансового планирования.
Директива, содержащая недельное финансовое планирование, издаётся (в качестве местной исполнительной директивы) сразу же после того, как ФП окончательно утверждено. В ней прописными буквами указывается неделя и то, что речь идёт о финансовом планировании на эту неделю, например: «ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ НА НЕДЕЛЮ».
ФП — это второе действие исполнительного совета, связанное с назначением состояний отделениям.
В этой директиве освещается и долгосрочное финансовое планирование. Это долгосрочное планирование не имеет обязательной силы и часто меняется в зависимости от текущих событий. Это руководство, на основе которого другие руководители могут что-то предварительно планировать.