Определенная доля запутанных дел и распоряжений, сваливающихся на Начальника ОХС, объясняет природу неудач, возникающих при попытке создать организацию.
Необходимость укомплектовки персонала заставляет Начальника ОХС перескакивать от одной проблемы к другой вместо целенаправленной работы по набору кадров, их подготовки к работе, раздачи "шляп", назначения на посты в административной и технической части организации.
Правильная политика Начальника ОХС в подобной ситуации - просто не обращать внимания на всевозможные помехи и правильно выполнять свои функции по набору кадров, их подготовке, назначению на посты и раздаче "шляп".
Чтобы справиться со всем этим потоком запутанных дел и распоряжений, необходимо назначить АДМИНИСТРАТОРА ОХС ПО УСТРАНЕНИЮ НЕДОСТАТКОВ.
Начальник ОХС в таком случае занимается проблемами роста организации. Администратор ОХС по Устранению Недостатков устраняет весь ненужный шум и гам.
На самом деле, Администратор ОХС по Устранению Недостатков заставляет ОХС действовать любым возможным способом.
По мере того, как Начальник ОХС создает части ОХС и наделяет сотрудников "шляпами", Администратор по Устранению Недостатков может постепенно отстраниться от устранения недостатков.
Первый продукт деятельности Начальника ОХС - это отделение ОХС.
Но задолго до того, как полностью сформировано ОХС, оно уже производит.
Что производит? Продукты своих отделов и секций.
Каждая секция ОХС имеет свой продукт.
В начале именно Администратор по Устранению Недостатков производит все эти продукты или следит за тем, чтобы они производились.
Как только появляется ответственный за компановку шляп, он начинает производить шляпы. Как только появляется администратор по обучению шляпам , он производит обученных шляпам людей. Как только появляется Начальник Отдела Связи, он начинает производить доставленную коммуникацию, входящую и исходящую корреспонденцию. Как только появляется Администратор по Этике, то Администратор по Устранению Недостатков делает так, чтобы тот начинал производить благоприятную этическую ситуацию в организации.
Созданием самого ОХС, полным обеспечением шляпам, введением в круг обязанностей занимается Начальник ОХС.
Администратор ОХС по Устранению Недостатков занимается производством продуктов секций ОХС либо персонально, либо заставляя секции производить.
В ОХС система "продукт-организация" перевернута. Подчиненный, администратор ОХС по устранению недостатков, выполняет роль, администратора по продукции Начальник ОХС, занимающий более высокую должность, занимается организационными проблемами. Почему? Потому, что главная функция ОХС - это создание организации в целом и расширение ее все дальше и дальше.
Если высший руководящий пост ОХС, Начальник ОХС, не будет настойчиво заниматься только набором и обучением персонала, раздачей шляп, назначением на посты, то безумие других начальников остановит любое расширение. Все ОХС приходят к этому рано или поздно - к необходимости носить свою шляпу, несмотря на ситуацию.
Эффективный Администратор по Шляпам, например, раздает шляпы сотрудникам одному за другим в порядке старшинства. Сначала в виде устных инструкций, потом мини-шляпа, затем полная. Он не доведет ничего до конца, если будет выполнять указания начальства.
Если двадцать будущих одиторов не набираются в штат и не проходят обучение как ОДИТОРЫ, а посылаются руководством заниматься размножением документов, то никакого роста не будет.
Начальник ОХС не должен терять головы, а должен сохранять ее трезвой, и продолжать дальнейшее расширение организации.
Таким образом, Администратор ОХС по Устранению Недостатков следит за получением продукции, ожидаемой от ОХС.
Немедленные этические расследования (если пост Администратора по этике еще не создан), работа с корреспонденцией, быстро обновляемая оргсхема - вся эта работа осуществляется Администратором ОХС по Устранению Недостатков.
Начальник развертывает отделение ОХС, Администратор следит за тем, чтобы каждая секция ОХС выпускала свой особый продукт.
Взглянув на оргсхему, Вы обратите внимание на то, что каждая секция ОХС занята производством чего-то.
Администратор ОХС по Устранению Недостатков производит эти вещи до тех пор, пока не появится работающая секция. Как только СОЗДАНИЕ секции происходит, Администратор ОХС по Устранению Недостатков перекладывает НА НЕГО производство продукта и следит за четким выполнением этого.
Таким образом, Администратор ОХС по Устранению Недостатков (директивное письмо "АДМИНИСТРАТОР ЗНАЕТ - КАК", No 26 от 28 июля 1971 года) начинает с того, что производит продукт сам, затем перекладывает выполнение этой работы на сотрудников, заставляя каждую секцию ОХС ПРОИЗВОДИТЬ СВОЙ ПРОДУКТ и это он делает с такой же скоростью, с какой Начальник ОХС создает эти секции.
Руководители других отделений следят за выпуском продукции своих секций с момента их образования, а до этого сами производят эти продукты.
Если Вы на самом деле разберетесь и поимете это, то Вы увидите, что сначала начальник ОХС, а затем и все руководители, волшебно перейдут от стадии I, самостоятельного выполнения работы, к стадии II, контроля над выполнением этой работы другими.
Администратор ОХС по Устранению Недостатков ограждает организаторскую деятельность Начальника ОХС от всевозможных помех сначала путем самостоятельного выполнения функций ОХС, а затем путем контроля за выполнением этих функций секциями ОХС.
На самом деле Администратор ОХС по Устранению Недостатков отвечает за произведение продукта ОХС. Над ним стоит Начальник ОХС, результат деятельности которого организация в целом.
Поскольку Администратор ОХС по Устранению Недостатков вначале работает как весь ОХС, а затем перерастает в ответственного за выполнем раборы его секций, то в его компетенцию входит успешность деятельности ОХС, и именно это предполагается, что он и будет делать. Администратор оперирует тем, что создает его Начальник, причем все вновь созданное вовлекается в работу
Из всего этого вырастет организация.